بينما تتطلع الشركات إلى تحسين معدلات الاحتفاظ بموظفيها وزيادة قيمة رأس مالها البشري إلى الحد الأقصى، أصبح صياغة استراتيجية تأهيل ناجحة أمرًا ضروريًا. يمكن لبرنامج الإعداد المصمم جيدًا أن يساعد الموظفين الجدد على الشعور بالترحيب، ومواكبة التطورات بسرعة، والمساهمة في نجاح المؤسسة.
في هذه المقالة، سنستكشف المكونات الخمسة الرئيسية لاستراتيجية الإعداد الناجحة، ولكن قبل أن نتعمق في ذلك، دعنا نناقش عملية الإعداد.
كيف يبدو Onboarding؟
Onboarding هي عملية تعريف الموظفين الجدد بالشركة وجعلهم يتأقلمون مع دورهم الجديد. تفاصيل عملية الإعداد يمكن أن يختلف اعتمادًا على الشركة، ولكن فيما يلي نظرة عامة على ما يبدو عليه الإعداد عادةً:
- الصعود المسبق: قبل اليوم الأول للموظف، قد تقدم الشركة معلومات حول ثقافة الشركة وسياساتها وتوقعاتها، بالإضافة إلى أي أوراق ضرورية.
- التوجيه: في اليوم الأول للموظف، سيحضرون عادةً جلسة توجيه حيث سيحصلون على نظرة عامة عن الشركة وثقافتها، بالإضافة إلى أي سياسات وإجراءات محددة يحتاجون إلى معرفتها.
- التدريب: سيتلقى الموظفون الجدد تدريبًا على دورهم المحدد، بما في ذلك أي برامج أو أدوات سيحتاجون إلى استخدامها. قد يشمل ذلك دورات عبر الإنترنت أو تظليل وظيفي أو جلسات تدريب شخصية.
- مقدمة لزملاء العمل: سيتم تعريف الموظف بزملائه في العمل، بما في ذلك مديرهم وأعضاء الفريق. ويمكن أيضًا إعطاؤهم جولة في المكتب وتعريفهم بالموظفين الرئيسيين.
- توقعات الأداء: سيقوم مدير الموظف بتحديد توقعات الأداء وتقديم ملاحظات حول التقدم المحرز. قد يشمل ذلك تسجيلات الوصول المنتظمة ومراجعات الأداء.
- الدعم المستمر: لا ينتهي الإعداد بعد الأيام أو الأسابيع القليلة الأولى. يجب على الشركة الاستمرار في تقديم الدعم للموظف عندما يستقر في دوره الجديد، بما في ذلك الإجابة على الأسئلة وتقديم التعليقات وتقديم تدريب إضافي أو موارد حسب الحاجة.
لماذا تحتاج إلى استراتيجية Onboarding
عندما تبدأ وظيفة جديدة، فأنت تريد أن تشعر بالترحيب والدعم والتمكين لتحقيق النجاح. وهنا يأتي دور استراتيجية الإعداد. الغرض من استراتيجية الإعداد هو مساعدة الموظفين الجدد على مواكبة التطورات بسرعة والاندماج بشكل كامل في المنظمة. يمكن القيام بذلك من خلال الاجتماعات والمقدمات وبمساعدة قاعدة المعرفة الداخلية.
يمكن أن تساعدك استراتيجية الإعداد الفعالة على فهم مسؤوليات وظيفتك وثقافة الشركة والتوقعات المتعلقة بدورك. ويمكنه أيضًا أن يزودك بالتدريب والموارد التي تحتاجها لتحقيق النجاح - مثل دليل الموظفورسائل البريد الإلكتروني للشركة وما إلى ذلك - بالإضافة إلى فرص التواصل مع الزملاء والشعور بأنك عضو مهم في الفريق.
وهو جزء حاسم من الموارد البشرية onboarding العمليةوالذي يشير إلى مجموعة الأنشطة والإجراءات التي تستخدمها المنظمات لدمج الموظفين الجدد في مكان العمل. تبدأ عملية الإعداد عادةً من لحظة قبول الموظف الجديد لعرض العمل وتستمر خلال الأسابيع القليلة الأولى في الوظيفة.
ما هي المدة التي يجب أن يستمر فيها برنامج الإعداد؟
عند إنشاء برنامج تأهيل لشركتك، يمكن أن يختلف طوله حسب المؤسسة والدور. ومع ذلك، يوصى عمومًا بأن يستمر الإعداد لمدة 90 يومًا على الأقل. وذلك لأن الأمر يستغرق وقتًا حتى يتأقلم الموظفون الجدد مع أدوارهم الجديدة، وثقافة الشركة، ولتطوير العلاقات مع زملائهم. لك توثيق الموارد البشرية يجب أن يقدموا بشكل مناسب الإرشادات التي تتناول كل خطوة من خطوات عملية الإعداد.
خلال هذه الفترة التي تبلغ 90 يومًا، يجب على الموظفين الجدد إجراء فحوصات منتظمة مع مديريهم للتأكد من أنهم على المسار الصحيح ومعالجة أي أسئلة أو مخاوف. وهذا يمنح المدير أيضًا فرصة لتقديم الملاحظات والدعم حسب الحاجة.
وبطبيعة الحال، قد يعتمد طول برنامج الإعداد أيضًا على مدى تعقيد الدور ومستوى خبرة الموظف الجديد. على سبيل المثال، قد يحتاج الموظف الجديد في دور تقني للغاية إلى تدريب أكثر شمولاً من شخص في دور إداري أكثر عمومية.
أفضل الممارسات لتأهيل الموظفين الجدد
هناك العديد من أفضل الممارسات التي يمكن أن تساعد في ضمان الانتقال الناجح عندما يتعلق الأمر بذلك إعداد موظفين جدد. فيما يلي بعض النصائح الأساسية التي يجب وضعها في الاعتبار:
بدأت باكرا
الاندماج الوظيفي يجب أن تبدأ بمجرد قبول العرض. يمكن أن يشمل ذلك إرسال رسائل البريد الإلكتروني الترحيبية، وتوفير معلومات حول ثقافة الشركة والقيم، وتبادل المعلومات ذات الصلة حول الدور والتوقعات.
تقديم إرشادات واضحة
يجب أن يكون لدى الموظفين الجدد فهم شامل لمسؤوليات وظائفهم وتوقعات الأداء وسياسات وإجراءات الشركة. ويجب توصيل هذه المعلومات بطريقة واضحة وموجزة.
خلق بطاقة عمل افتراضية يمكن أن يكون من المفيد للمرشحين مشاركة وصف الشركة وتفاصيل الوظيفة والنماذج اللازمة قبل بدء عملية التوظيف. تضمن هذه البطاقة الرقمية حصول المرشحين على معلومات كافية عن الشركة قبل التقدم للوظيفة.
تقديم التدريب والتطوير
يعد تزويد الموظفين الجدد بالتدريب والموارد التي يحتاجونها للنجاح في أدوارهم أمرًا بالغ الأهمية. يمكن أن يشمل ذلك تدريبًا خاصًا بالوظيفة، بالإضافة إلى المزيد من التدريب العام حول موضوعات مثل ثقافة الشركة والتواصل والعمل الجماعي.
تعزيز الشعور بالانتماء للمجتمع
من المهم تشجيع الموظفين الجدد على التعرف على زملائهم والشعور بأنهم جزء من الفريق. ويمكن القيام بذلك من خلال أنشطة بناء الفريق، والمناسبات الاجتماعية، والتسجيل المنتظم مع المديرين.
التماس وتقديم ردود الفعل
تعتبر التعليقات ضرورية لمساعدة الموظفين الجدد على التحسن والشعور بالتقدير. يشجع الشفافية داخل شركتك من خلال تشجيع الموظفين الجدد على مشاركة أفكارهم وملاحظاتهم، والتأكد من تقديم تعليقات ودعم منتظمين أيضًا.
التحديات الشائعة عند تأهيل الموظفين الجدد
عندما تقوم الشركات بتعيين موظفين جدد، قد يكون هناك العديد من التحديات التي تواجهها، بما في ذلك التحديات المذكورة أدناه:
- الموارد المحدودة: قد لا تمتلك بعض المؤسسات الموارد الكافية لتوفير برامج تأهيل شاملة. يمكن أن يؤدي ذلك إلى نقص التدريب أو الإرشاد أو أي دعم آخر يحتاجه الموظفون الجدد لتحقيق النجاح.
- ضعف التواصل: قد يؤدي عدم كفاية التواصل بين الموارد البشرية والمديرين والموظفين الجدد إلى الارتباك أو سوء الفهم حول مسؤوليات الوظيفة أو ثقافة الشركة أو الجوانب المهمة الأخرى للوظيفة.
- قيود الوقت: قد يتعرض المديرون والموارد البشرية لضغوط لتسريع عملية التوظيف بسرعة، مما قد يؤدي إلى عملية تأهيل متسرعة. يمكن أن يؤدي هذا إلى الحمل الزائد للمعلومات أو عدم الاهتمام بالتفاصيل المهمة.
- عملية تأهيل غير متناسقة: قد يكون لدى المديرين أو الأقسام المختلفة عمليات تأهيل خاصة بهم، مما يؤدي إلى تجارب غير متناسقة للموظفين الجدد. وهذا يمكن أن يخلق ارتباكًا أو إحباطًا بين الموظفين الجدد.
- عدم المشاركة: إذا لم يشعر الموظفون الجدد بالترحيب أو الإدماج في ثقافة المنظمة، فقد لا يكون لديهم الدافع للمساهمة في نجاحها. وهذا يمكن أن يؤدي إلى فك الارتباط، وانخفاض الروح المعنوية، وارتفاع معدلات دوران الموظفين.
5 مكونات لاستراتيجية الإعداد الناجحة
ضع توقعات واضحة
الخطوة الأولى في أي استراتيجية تأهيل ناجحة هي تحديد توقعات واضحة للموظفين الجدد. وهذا لا يشمل مسؤوليات الوظيفة ومقاييس الأداء فحسب، بل يشمل أيضًا ثقافة الشركة وقيمها وأعرافها.
يجب أن يكون لدى الموظفين الجدد فهم واضح لما هو متوقع منهم منذ البداية لتجنب الارتباك أو سوء الفهم في المستقبل.
إن تحديد توقعات واضحة يمكن أن يساعد الموظفين الجدد على الشعور بثقة أكبر في أدوارهم وتقليل القلق بشأن الأداء. كما أنه يساعد على مواءمة أهداف الموظف الجديد مع أهداف المنظمة، مما يسهل عليه المساهمة في نجاح الشركة.
توفير التدريب والموارد الكافية
العنصر الرئيسي الثاني لاستراتيجية الإعداد الناجحة هو تزويد الموظفين الجدد بالتدريب والموارد الكافية. ولا يشمل ذلك التدريب الخاص بالوظيفة فحسب، بل يشمل أيضًا التوجيه العام لسياسات الشركة وإجراءاتها وأنظمتها. إن توفير الوصول إلى الموارد مثل المواد التدريبية، والمساعدات الوظيفية، والإرشاد يمكن أن يكون مفيدًا أيضًا في ضمان إعداد الموظفين الجدد لتحقيق النجاح.
يمكن أن يساعد التدريب والموارد الكافية الموظفين الجدد على الشعور بثقة أكبر في أدوارهم، مما يقلل من احتمالية ارتكاب الأخطاء وزيادة الإنتاجية. كما أنه يساعد على ترسيخ ثقافة التعلم والتطوير، وتشجيع الموظفين على التحسين والنمو المستمر في أدوارهم.
تعزيز الشعور بالانتماء
العنصر الرئيسي الثالث لاستراتيجية الإعداد الناجحة هو تعزيز الشعور بالانتماء بين الموظفين الجدد. ويمكن القيام بذلك من خلال توفير فرص التنشئة الاجتماعية وأنشطة بناء الفريق والتعريف بأصحاب المصلحة الرئيسيين. من خلال خلق شعور بالانتماء للمجتمع، من المرجح أن يشعر الموظفون الجدد بالاستثمار في المنظمة والتحفيز للمساهمة في نجاحها.
إن تعزيز الشعور بالانتماء يمكن أن يحسن معنويات الموظفين ويقلل معدلات دوران الموظفين. كما أنه يساعد الموظفين الجدد على الشعور براحة أكبر عند طرح الأسئلة وطلب التعليقات، مما يؤدي إلى تحسين الأداء والتواصل بشكل أفضل.
التماس وتقديم ردود الفعل
العنصر الرئيسي الرابع لاستراتيجية الإعداد الناجحة هو التماس التعليقات وتقديمها. يجب تشجيع الموظفين الجدد على مشاركة تجاربهم واقتراحاتهم للتحسين طوال عملية الإعداد. يمكن أن تكون عمليات تسجيل الوصول والاستطلاعات المنتظمة مفيدة في تحديد مجالات التحسين وضمان شعور الموظفين الجدد بالاستماع والتقدير.
يمكن أن يؤدي طلب التعليقات وتقديمها إلى تحسين التواصل وتحديد مجالات التحسين في عملية الإعداد. كما أنه يساعد الموظفين الجدد على الشعور بمزيد من القيمة والاستثمار في المنظمة، مما يؤدي إلى تحسين الأداء وزيادة الرضا الوظيفي.
الدعم والتطوير المستمر
العنصر الرئيسي الخامس والأخير لاستراتيجية الإعداد الناجحة هو الدعم والتطوير المستمر. يجب ألا ينتهي الإعداد بعد الأسابيع القليلة الأولى من العمل. وبدلاً من ذلك، يجب على المنظمات توفير الدعم المستمر وفرص التطوير لمساعدة الموظفين الجدد على النمو والنجاح. وقد يشمل ذلك إجراء زيارات منتظمة مع المديرين، وفرص التدريب والتطوير، وبرامج التوجيه.
الدعم والتطوير المستمر يمكن أن يحسن معدلات الاحتفاظ بالموظفين ويعزز ثقافة النمو والتعلم. كما أنه يساعد الموظفين الجدد على الشعور بثقة أكبر في أدوارهم وزيادة الاستثمار في نجاح المنظمة.
تلخيص
في الختام، تعد استراتيجية الإعداد الناجحة أمرًا ضروريًا لتعظيم قيمة رأس المال البشري وتحسين معدلات الاحتفاظ بالموظفين. ومن خلال تحديد توقعات واضحة، وتوفير التدريب والموارد الكافية، وتعزيز الشعور بالانتماء، والتماس وتقديم التعليقات، وتوفير الدعم والتطوير المستمر، يمكن للمؤسسات إعداد موظفيها الجدد لتحقيق النجاح.
