في الفرق البعيدة، هناك تأخر مقبول في الاتصال.
وهذا ما يسمى الاتصال غير المتزامن، مما يعني أن شخصًا واحدًا يرسل معلومات ولا يتوقع أن يستجيب المستلم على الفور. يرسل أعضاء الفريق قدرًا كبيرًا من المعلومات كما يفترضون أن الشخص الآخر قد يطلبها في كل رسالة، والعكس صحيح.
سوف تستكشف هذه المقالة الاتصال غير المتزامن ودوره في العمل عن بعد. وسوف ننظر أيضا في أدوات مثل قاعدة المعرفة كلوتش وغيرها التي تعمل على تحسين هذه العملية.
ما هو الاتصال غير المتزامن في العمل عن بعد؟
الاتصال غير المتزامن هو ببساطة تفاعل لا يحدث في الوقت الفعلي.
إنها طريقة للعاملين عن بعد لتنظيم المهام وفقًا لجداولهم الزمنية. وبما أن التفاعل لا يتم في الوقت الفعلي أو الفوري، فإن العمال يشعرون بضغط أقل عندما يتعين عليهم إكمال مهمة ما.
مبادئ العمل غير المتزامن
يعتمد هذا النوع من العمل على ثلاثة مفاهيم رئيسية:
- مضاعفة
يشير هذا إلى تقسيم المهام إلى إصدارات أصغر يمكن تنفيذها بالتوازي. لا تعتمد المهمة على مهمة أخرى قبل إكمالها.
- التواصل
يعزز الاتصال غير المتزامن التوثيق الجيد والإجراءات المكتوبة.
- اكشن
في العمل غير المتزامن، لا يتعين على أعضاء الفريق انتظار صانع القرار الذي يؤخر المهمة. تتيح طبيعة تعدد الإرسال لأعضاء الفريق اختيار مهام أخرى لإكمالها حتى تصبح جميع مكونات المهمة الأولية جاهزة.
كيف يعمل الاتصال غير المتزامن؟
العمل غير المتزامن ليس معقدًا. يساعدك المزيد من الشرح على إدراك أنه شيء تفعله طوال الوقت من خلال الرسائل النصية والصوتية، بالإضافة إلى تسجيلات الفيديو. أنت فقط لم تكن تعرف أن هذا هو الحال.
يصف المفهوم التواصل بين شخصين من غير المرجح أن يكونا في نفس المكان في وقت واحد. يمكن أن يشير هذا إلى مساحة مكتبية أو الإنترنت.
يمكنك استخدام المراسلة غير المتزامنة عند التواصل مع أحد أفراد العائلة أو الأصدقاء في إجازة.
مع العلم أنهم قد لا يكونون متصلين بالإنترنت عندما تكون متصلاً بالإنترنت، فإنك ترسل لهم رسائل تحتوي على أكبر قدر ممكن من السياق. تتبع ردودهم أيضًا نفس التنسيق مع العلم أنك قد لا تكون متصلاً بالإنترنت عندما تكون متصلاً بالإنترنت. يتم ترجمة هذا المفهوم إلى الشركات بشكل أساسي لتعزيز العمل عن بعد.
عند التواصل في بيئة عمل غير متزامنة، يجب أن تسأل نفسك ما يلي:
- هل هذا هو التنسيق الأفضل لنوع الرسالة التي أرسلها؟
- هل هناك ما أريد توضيحه في الرسالة لمن يستقبلها؟
- هل كلماتي مختصرة؟
- هل هناك أي خطأ في لهجة رسالتي؟
- هل هناك أي مورد يجب أن أرسله أو خطوات يجب أن أذكرها حتى لا تتأخر المحادثة؟
- هل يتم توثيق التفاعل أو تسجيله للرجوع إليه مستقبلاً؟
يؤدي التفكير المستقبلي بهذه الطريقة إلى تسريع التواصل بين أعضاء الفريق وزيادة الإنتاجية.
يستغرق الأمر بعض الوقت حتى تتقن مثل هذا التواصل المدروس، لكن الأمر يستحق ذلك. تتعلم كيفية التعاون بشكل أفضل وبناء فرق أكثر كفاءة عندما تتقن الاتصال غير المتزامن.
فوائد العمل غير المتزامن
الحكم الذاتي
الشركات التي تستخدم المفهوم غير المتزامن في عملياتها تمنح العاملين حرية إنشاء الجداول الزمنية التي تناسبهم بشكل أفضل. الفكرة هي قياس مخرجاتك، وليس عدد الساعات التي تقضيها. يمكنك تقديم النتائج وقتما تشاء، طالما أنها تقع ضمن الجداول الزمنية للمشروع.
في مثل هذه البيئة، يمكنك أن تقرر أن تفعل ما تريد، في أي وقت، طالما أنك تحصل على النتائج المطلوبة.
وعندما تمت مقارنة هؤلاء العمال بأولئك الذين يعملون في أنظمة أقل استقلالية، فقد أظهروا ولاءً أكبر وحققوا نتائج ذات جودة أعلى.
وهذا هو السبب في أن العمل غير المتزامن يعزز العمل عن بعد. فهو يسمح لأعضاء الفريق بالعمل من الأماكن التي يشعرون فيها بمزيد من الإنتاجية والسعادة.
يزيد الإنتاجية
لا يدرك معظم أصحاب العمل والمديرين أن الكثير من وقت العمل يتم إنفاقه على الإعداد والمداولات بدلاً من الإنتاج. العمل غير المتزامن يعني أن أعضاء الفريق لا يضطرون إلى انتظار الأعضاء الآخرين قبل اتخاذ إجراء بشأن مشكلة ما.
ومن الأمثلة على ذلك عندما لا يكون صانع القرار في المشروع متصلاً بالإنترنت في وقت الاجتماع المتفق عليه. يمكن للموظفين قضاء بعض الوقت في إكمال مهام أخرى بدلاً من الجلوس في انتظار هذا الشخص. الهدف هو استغلال الوقت المتاح بكفاءة.
يمكن لأي شخص يحتاج إلى البقالة في المنزل قضاء فترة الانتظار هذه في التسوق في السوبر ماركت. وهذا يعني أن الوقت الذي خصصوه للتسوق لاحقًا أصبح الآن مجانيًا. يمكن أن يتم عقد الاجتماع بعد ذلك، أو يمكن للعامل إكمال مهمة أخرى إذا لم يحدث ذلك.
أكثر شمولية
يزيل العمل غير المتزامن التحديات مثل الاختلاف في المناطق الزمنية. لا يتطلب هذا النظام أن يكون جميع أعضاء الفريق متاحين خلال ساعات محددة في منطقة زمنية واحدة. يتم تعيين المهام وبروتوكولات الاتصال بحيث يظل بإمكان الموظفين في مناطق زمنية مختلفة إلى حد كبير التعاون دون عوائق.
وبالتالي يمكن للمنظمة توظيف الأشخاص بغض النظر عن موقعهم. إذا كانت لديهم المهارات والأدوات، يمكنهم الانضمام إلى الفريق. وهذا يشجع الشمولية داخل الشركة ويعد أحد أفضل فوائد العمل غير المتزامن. الشركات التي تستخدم هذا النظام لديها أعضاء فريق من جميع أنحاء العالم يتعاونون في مشاريعهم.
يدعم الصحة العقلية
يأتي الكثير من التوتر في العمل من توقع استجابة الموظفين فورًا للاستفسارات. لقد خلق مفهوم "التفكير على قدميك" بيئة عمل سامة حتى بالنسبة للأشخاص الأكثر ذكاءً.
يدرك العمل غير المتزامن أن جميع أعضاء فريق الشركة لا يمكن أن يكونوا متاحين بسهولة لعدة أسباب. نظرًا لعدم وجود توقعات منك بتقديم إجابات للمشاكل بسهولة، تصبح أقل توتراً. يمكنك قضاء بعض الوقت في التفكير في المشكلات وإجراء البحث المناسب وتقديم أفضل الحلول في الوقت المناسب.
بيئة العمل هذه ممتازة لصحتك العقلية. ليس عليك أن تثبت مدى ذكائك لأي شخص. لا أحد يهتم بمدى سرعة تقديم الحل. الشيء المهم هو أنك قدمت واحدًا، ويمكن للمشروع المضي قدمًا من هناك.
يركز العمل غير المتزامن على الحلول، وليس خلق بيئة تنافسية بين أعضاء الفريق. وهذا يقلل من الضغط النفسي على العمال.
يشجع النية
إحدى مشكلات الاتصال المتزامن هي فكرة أن كل شيء يجب أن يتم في المواعيد النهائية. الأشياء التي يجب معالجتها بشكل جيد تحصل على تقييمات غير مكتملة لأن أعضاء الفريق يريدون إكمالها قبل انتهاء يوم العمل. إن الضغط لإظهار النتائج خلال فترة عمل محددة يقلل فقط من جودة الحلول.
في الشركات غير المتزامنة، لا يوجد شيء عاجل. يتيح ذلك للعاملين معالجة المشكلات بدقة وليس في الوقت الفعلي. عدم توقع استجابة فورية يشجعك أيضًا على التخطيط.
يمكنك ترجمة كل شيء إلى مستندات وقوائم مرجعية ينظر إليها أعضاء الفريق الآخرون ويكملونها عند توفرها. إنه يجعل الجميع متعمدين لأن "عضو الفريق "أ" لم يكن متاحًا" ليس عذرًا لعدم الإنتاج.
سد الفجوة المعرفية
تتخذ الشركات المتزامنة قراراتها في الاجتماعات من خلال الكثير من عمليات التفكير المندفعة. النشاط خلال هذه المناقشات يجعل من الصعب توثيق العمليات والسياق. يجب على الموظفين الجدد في هذه المنظمات أن يسألوا عن كل عملية وسببها.
في الشركات غير المتزامنة، يكون التواصل بين أعضاء الفريق موثقًا جيدًا.
على افتراض أن زميلك في العمل نائم، فقم بإدراج كل ما تحتاجه منه بأكبر قدر ممكن من السياق. أنت تفعل هذا لمنعهم من العودة لطلب التوضيح. يؤدي هذا النوع من التفاعل بين أعضاء الفريق إلى إنشاء مستندات مفصلة للمشكلات والحلول في الشركة.
يمكن للموظفين الجدد فقط البحث في الأرشيفات للعثور على كيفية حل بعض المشكلات دون الحاجة إلى إزعاج الآخرين. وهذا يتيح لهم سد الفجوة المعرفية بينهم وبين أعضاء الفريق الآخرين بسرعة.
أدوات للعمل غير المتزامن
يعتمد إعداد بيئة غير متزامنة مزدهرة على كيفية تواصل أعضاء الفريق. يجب على المديرين توخي الحذر عند اختيار الأداة لأن الهدف هو تقليل قنوات الاتصال قدر الإمكان.
تساعد مستندات Google وCanva وZoom والعديد من الأدوات السحابية الأخرى على تعزيز التعاون غير المتزامن. المشكلة الوحيدة في هذه الأدوات هي أنها جميعها أدوات متخصصة وتميل إلى تقسيم الاتصال على منصات مختلفة. هذا هو المكان الذي تلعب فيه أدوات الاتصال غير المتزامنة مثل Klutch.
إدارة المعرفة كلوتش هي أيضًا تنافسية. فهو يتيح لك إنشاء قاعدة معرفية داخلية لفريقك حتى يتمكنوا من الوصول إلى المعلومات الأساسية في أي وقت وفي أي مكان وباستخدام أي جهاز. يمكن أن يساعدهم ذلك في إنجاز الأمور دون إزعاج أعضاء الفريق الآخرين.
يتمتع Klutch أيضًا بميزة تعاونية جماعية تعمل في الوقت الفعلي. مع Klutch، يمكنك إدارة صفحاتك والردود الجاهزة. يمكن أن يساعد هذا الأخير فريق المبيعات لديك في الحصول على الإجابات التي يحتاجونها لأسئلة محددة للاستجابة بشكل أفضل لاستفسارات العملاء.
إنها تساعدك على مواءمة جميع أشكال الاتصال في مكان واحد. يمكنك تسجيل واسترجاع المستندات والتفاعلات والقرارات بسهولة.
وفي الختام
كان هناك ارتفاع كبير في الفرق البعيدة منذ ظهور Covid-19. لقد أصبح وجود استراتيجيات الاتصال الأكثر كفاءة لمثل هذه القوى العاملة أمرًا ضروريًا. هذا هو الوقت المناسب لإنشاء بيئة عمل غير متزامنة لضمان أن عمليات شركتك لا تزال على مستوى عالٍ.
سيمكن فريقك من قضاء المزيد من الوقت في معالجة المشكلات. سيؤدي انخفاض التوتر إلى تحسين صحتهم العقلية وجعلهم أكثر سعادة. وأفضل ما في الأمر هو أنه لا يمكن لشخص واحد أن يسحب الفريق بأكمله وراءه لأن الأعضاء يصبحون أكثر تركيزًا على العمل.
استخدم أفضل الأدوات غير المتزامنة لتبسيط عملية العمل والتوثيق. تحقق من كلوتش إذا كنت بحاجة إلى قاعدة معرفية يمكنها تخزين جميع سجلات شركتك وتساعد فريقك على الوصول إلى البيانات المهمة في أي وقت وفي أي مكان.
