تبحث العديد من الشركات والمؤسسات عن تقنيات إبداعية وخارجة عن المألوف من المؤكد أنها ستبقي موظفيها منخرطين. يمكن لشيء بسيط مثل وظيفة الدردشة أن يحدث فرقًا في المشاركة، وليس كذلك، لأنه يسمح للجميع بالشعور بالاندماج.
عندما بدأ الأشخاص العمل واستضافة الاجتماعات عبر الإنترنت، شعر الكثيرون بعدم الارتياح عند الظهور على الشاشة، وفضل عدد قليل منهم عدم تشغيل الكاميرا الخاصة بهم. يتيح برنامج الاجتماعات الذي يقدم مجموعة متنوعة من خيارات المشاركة للجميع الشعور بالراحة سواء على الشاشة أو أثناء الدردشة دون أي ضغوط إضافية.
هل تقوم بتيسير اجتماع الفريق الافتراضي؟ هل تبحث عن طرق للحفاظ على فريق بعيد مشغول وجزء من المجتمع؟
فيما يلي 11 اقتراحًا من المؤكد أنها ستساعدك في اجتماعك الافتراضي القادم.
استخدم برنامجًا رائعًا للاجتماعات عبر الإنترنت
كيف يمكنك إبقاء فريقك وزملائك منخرطين في عالم افتراضي؟ تقديم الأدوات والموارد التي تسمح بالتفاعلات والاستجابات الفورية، على عكس خيار عدم الدردشة التقليدي أو البرامج التي لا تسمح بالتفاعل المباشر. بفضل الأنظمة الأساسية مثل Dialpad وZoom وMS Teams، يمكن للفرق استخدام هذه البرامج والمزيد ليس فقط للبقاء على اتصال ولكن أيضًا لعقد اجتماع مثمر.
يمكن أن يساعد الاستثمار في برامج الاجتماعات المناسبة مع المكافآت الإضافية مثل الألعاب والتحويل الصوتي والدردشة في الحفاظ على مشاركة الجميع. يعد Dialpad أحد برامج الاجتماعات التي لا تقوم بتسجيل المناقشات فحسب، بل يمكنها أيضًا ترجمتها. يقدم Zoom وMS Teams ألعابًا جماعية محددة مسبقًا مثل BINGO التي تسمح بالتفاعل بين الزملاء.
شارك جدول أعمالك وقم بإدارة توقعات الجميع
قبل الاجتماع المقرر، تأكد من مشاركة جدول الأعمال. فكر أيضًا في سؤال الزملاء عما إذا كانت هناك موضوعات محددة يرغبون في مناقشتها أو يريدون تضمينها. القيام بذلك لا يعني أن كل رد تحصل عليه سيتم إدراجه في جدول الأعمال. وبدلاً من ذلك، فإن هذا الإجراء البسيط المتمثل في طلب المعرفة يعمل على تعزيز التعاون عبر الإنترنت. عندما يشعر المشاركون أنهم شاركوا أصواتهم، فمن المرجح أن يشاركوا في الاجتماع ككل.
تأكد من أن الجميع يعرفون بعضهم البعض
بمجرد بدء الاجتماع، تأكد من إجراء مائدة مستديرة للتعريف بأنفسهم أو دورهم أو الفريق الذي يعملون فيه. يمكن أن يساعد هذا في تعزيز العمل الجماعي، ولكنه يمكن أن يساعد أيضًا في إنشاء روابط لأولئك الذين قد لا يعرفون من هم في فريقهم أو ما هي الأدوار الأخرى التي يلعبها الأشخاص في المؤسسة.
ومع عقد المزيد من الاجتماعات، يمكن تحسين المقدمات من خلال إضافة إمكانية مشاركة الأشخاص في هدف أو شيء يرغبون في تحسينه خلال الأسبوع. تذكر أن تخصيص وقت للمقدمات ومشاركة الحقائق الشخصية أمر يعزز الإنترنت التعاون للموظفين عن بعد.
قم بإعداد أسئلة لكسر الجمود والأنشطة الصغيرة
"ما هو لونك المفضل؟"
"لقد تقطعت بك السبل على جزيرة؛ ما هو الشيء الوحيد الذي تتمنى أن يكون لديك؟
هذه الأسئلة هي أسئلة رائعة لكسر الجمود وتساعد في تعزيز بيئة آمنة وإظهار رغبة المنظمة والفريق في تعزيز التوازن بين العمل والحياة. من المهم خلال هذه الأوقات ألا تقتصر الاجتماعات على موضوعات جادة فقط. ومع ذلك، فهم على وشك التعرف على بعضهم البعض في الفريق.
نشاط آخر قد يكون رائعًا لبناء الفريق وللفريق البعيد هو BINGO. هناك أوراق BINGO جاهزة يمكن العثور عليها وتنزيلها عبر الإنترنت، أو يمكنك تخصيص الوقت لإنشاء واحدة بناءً على ما تعتقد أنه مناسب للتواصل والتعاون.
اطرح الأسئلة وكن منفتحًا على الأفكار
لماذا يقوم الميسر بطرح أسئلة على المشاركين؟ عادة، كميسرين، نحن الذين نفتح أنفسنا للأسئلة؛ ومع ذلك، في بعض الأحيان، قد يساعد وجود بعض الأسئلة المعدة مسبقًا في إنشاء مناقشة. إنه يكسر أي توتر أو إحراج محتمل قد يتعرض له.
في كثير من الأحيان، قد يجد الأشخاص في الاجتماعات أنه من المثير للقلق طرح سؤال أو طرحه. ومع ذلك، عندما يطرح الميسر سؤالاً، فإن ذلك يساعد في حث الآخرين على طرح الأسئلة أيضًا.
بالإضافة إلى طرح الأسئلة، من الضروري، كميسرين، أن نكون منفتحين ومتقبلين لما قد يأتي من هذه الأسئلة والمناقشات.
تجنب التحدث لفترة طويلة على الشاشة (استخدم الرسوم البيانية والعروض التقديمية الجذابة وما إلى ذلك)
اعتمادًا على منصة الاجتماع المستخدمة، يمكن لبعض التطبيقات القيام بذلك إنشاء عروض تقديمية جذابة وجذابة بصريًا والرسوم البيانية. يُنسى أحيانًا أن مجرد عقد اجتماع لا يعني أن الأشخاص يمكنهم الحفاظ على تركيزهم، خاصة في بيئة افتراضية. في الوقت الحاضر، يكافح الناس من أجل الاستمرار في التركيز على شاشاتهم. ولهذا السبب يتم عرض محتوى ملون وجذاب أثناء العرض التقديمي - وهذا يمكن أن يساعد المشاركين على البقاء منخرطين.
تباهى بجانبك الودود
لا أحد يحب المتحدث الرتيب أو الجاف. عند تقديم اجتماع أو تسهيله، ابتسم وكن سعيدًا وأظهر هذا الجانب الودود والجذاب. ومن المؤكد أن هذا سيجذب انتباه الآخرين؛ تذكر أن القول بالإيجابية أمر مُعدٍ، وإذا استطعت أن تكون إيجابيًا خلال اجتماعك، فمن المؤكد أن هذا سينتشر للآخرين.
اعترف بالانتصارات الصغيرة وجهود الفريق
عندما تدعو الإدارة إلى عقد اجتماعات، فغالبًا ما يكون ذلك للحديث عن مجالات التحسين أو أوجه القصور. في حين أن هذا أمر جيد وضروري في بعض الأحيان، فمن المهم أيضًا التعرف على إنجازات الفريق وإنجازاته، بالإضافة إلى المجالات التي ربما لم تحقق النتيجة المرجوة. الاعتراف بالجهد، حيث يساعد ذلك على تعزيز التعاون عبر الإنترنت وإنتاجية الفريق.
استمتع بالمحادثات الصغيرة والدردشات المتعلقة بالعمل
إن وجود فريق بعيد يعني عدم وجود فرصة للحديث عن مبردات المياه أو غرفة الغداء. لذلك، عند تسهيل التعاون عبر الإنترنت أو اجتماعات الفريق، يجب أن تكون منفتحًا لتشجيع المحادثات الصغيرة، سواء كانت متعلقة بالعمل أم لا. بالنسبة للموظفين الذين ربما لم يلتقوا شخصيًا أو هم جدد في الفريق، فإن إجراء هذه المحادثات الصغيرة خارج الجانب يمكن أن يعزز الشعور بالمجتمع ويضيف هذا التفاعل الشخصي.
تفويض وفقا لذلك
كميسر وربما قائد فريق، من المهم عند تفويض العمل، أن تفعل ذلك، مع التأكد من أنه يناسب قاعدة معارف الموظفين. آخر شيء تريد القيام به هو إعطاء مهمة لشخص لا يعرف الموضوع أو يشعر بالثقة في الموضوع.
علاوة على التأكد من أن المهمة تناسب الشخص، من الضروري أيضًا مراعاة عبء العمل الواقع على الفرد. هل لديهم الكثير بالفعل أثناء التنقل، أو هل يمكنهم التعامل مع ما تخطط لمنحهم إياه؟
كن محددًا بشأن خططك المستقبلية
إحدى طرق اختتام اجتماعك الافتراضي هي تحديد الأهداف والخطط المستقبلية. كن محددًا وحدد تواريخ أو تقديرات تقريبية للوقت الذي تأمل فيه تحقيق هذه الأهداف؛ بهذه الطريقة، كل شخص لديه شيء يتطلع إليه ولكن لديه أيضًا الاتجاه. إنشاء و تفويض الأهداف يساعد الموظفين على معرفة ما يمكن توقعه. ومع ذلك، يفضل الأشخاص أيضًا أن يكونوا استباقيين بدلاً من ردود الفعل في مكان العمل.
من خلال أخذ الوقت الكافي للنظر في هذه الخيارات الـ 11 لإنشاء اجتماع افتراضي جذاب ومثمر، يمكن للموظفين على نطاق واسع أن يشعروا بالتواصل في بيئة افتراضية.
وفي الختام
مع قيام الغالبية العظمى من الشركات بالتنقل بين الموظفين عن بعد والمكاتب الفرعية، أصبح من المهم الآن أكثر من أي وقت مضى إنشاء وتسهيل اجتماعات غنية بالمعلومات وجذابة. إن اتخاذ إجراءات صغيرة مثل إشراك المشاركين، وتحديد الأهداف التنظيمية، والمشاركة على المستوى الشخصي، وخلق بيئة للحوار المفتوح هو ما سيجعل الاجتماع الافتراضي جذابًا.
