عند إنشاء عملية تأهيل، قد تجد صعوبة في جعلها مهمة أكثر سلاسة.
هناك العديد من الاتجاهات الجديدة في عالم الموارد البشرية، مثل التركيز على رفاهية الموظفين. كما أن ضمان سعادة الموظفين وشعورهم بالاستماع إليهم سيؤدي إلى طول العمر في الشركة.
ولحسن الحظ، يمكنك استخدام تطبيقات مثل كلوتش لمساعدتك على مواكبة كل هذه الاتجاهات.
سيساعدك Klutch على تبسيط وتنظيم كافة المعلومات الخاصة بشركتك. سيضمن ذلك توفير الوقت في المهام أو الأسئلة المتكررة، بحيث يركز الفريق على ما يجب عليهم فعله بعد ذلك.
لمعرفة المزيد حول كيف يمكن لـ Klutch مساعدة فريق الموارد البشرية لديك في عملية الإعداد، تابع القراءة أدناه.
كيف يمكن للموارد البشرية الاستفادة من Klutch
هناك الكثير من الأعمال الورقية عندما يقوم قسم الموارد البشرية بإحضار أشخاص جدد إلى الفريق، ولهذا السبب يجب تسجيل كل ذلك بشكل مناسب. يتم فرض هذه المستندات من قبل الحكومة وسياسة شركتك، ولهذا السبب يجب عليك التأكد من أنها آمنة ووضعها في المكان المناسب.
كلوتش هو برنامج رائع يمكن للأشخاص استخدامه للمساعدة في هذا الموقف لأنك بحاجة إلى أن تتذكر أنه إذا لم يتم تدوينه، فلن يحدث ذلك في قسم الموارد البشرية. سوف تحتاج دائمًا إلى إثبات، ويجب أن يكون متاحًا بسهولة. هذا هو المكان الذي يأتي فيه كلوتش.
تأهيل أسرع
هناك الكثير من الصعوبات على متن الطائرة التي قد تواجهها الموارد البشرية. إذا لم يتم إكمال قائمة التحقق من الإعداد بشكل صحيح، فلن يكون لديك الدليل الصحيح لمساعدتك في تحقيق عملية الإعداد.
وأيضا بدون أ قاعدة المعرفة، لن يكون لديك أي شيء لتزويدك بأي بيانات تساعدك على تحسين العملية برمتها.
بالإضافة إلى ذلك، تريد التأكد من أن تجربة الإعداد مخصصة للشخص.
يريد كل موظف جديد أن يشعر أن تجربته قد صُنعت من أجله وأنهم ليسوا مجرد رقم آخر ينضم إلى الشركة.
علاوة على ذلك، قد يحتاج قسم الموارد البشرية إلى التحدث مع الموظفين الجدد والاجتماع بهم. ويمكن القيام بذلك كله باستخدام الأدوات التلقائية لقاعدة المعرفة.
يمكن للموظفين الجدد جدولة الاجتماعات تلقائيًا، مما يجعلهم يشعرون بأنهم فريدون وتحتاجهم الشركة. عندما يرون شخصًا ما أثناء الاجتماع، فمن المرجح أن يفعلوا ذلك سعيد بانضمامه للفريق.
عندما يتم تعيين موظف جديد، سيحتاج إلى إكمال الكثير من الأعمال الورقية، ولكن يجب أن يكون جاهزًا للبدء.
ستحتاج ولايتك والحكومة الفيدرالية إلى كل هذه المعلومات، لذا يجب أن تكون صحيحة في المرة الأولى. ستكون هناك حاجة إلى نموذج W-4 أو W-9، ونموذج إيداع مباشر، ونموذج استقطاع ضرائب الولاية، ونظام التحقق الإلكتروني.
يجب أن يكون كل شيء في مكان آمن لا يمكن الوصول إليه إلا من قبل الموظفين والمسؤولين، ولهذا السبب قامت Klutch بإنشاء برنامج تنظيمي للقيام بذلك.
يمكن إضافة كل هذه المعلومات إلى قاعدة المعرفة حتى يتمكن أعضاء الفريق المناسب من الوصول إليها وإكمالها.
أهم نصيحة: يعد منح الأشخاص نسخة مادية بعد ذلك أمرًا جيدًا دائمًا. على الرغم من أنه سيكون لديهم نسخة رقمية من Klutch، فقد تكون هناك حاجة إلى نسخة مادية لسجلاتهم.
إدارة إجراءات التشغيل القياسية للفرق
تستغرق إجراءات التشغيل وقتًا طويلاً حتى تكتمل، ولهذا السبب يجب على قسم الموارد البشرية تبسيطها، بحيث يكون لديهم المزيد من الوقت للقلق بشأن الأمور الأخرى.
يعد وجود قاعدة معرفية حيث يمكن للموارد البشرية الوصول إلى كل ما تحتاج لإرساله إلى الموظفين أمرًا مثاليًا لأنه سيكون أسرع من إرسال بريد إلكتروني كبير لشركة كبيرة.
يمكن لقسم الموارد البشرية مشاركة المعلومات حول جداول العطلات والمزايا وغيرها من الأسئلة المتداولة، بحيث يقل عدد الأشخاص العاملين على إكمال هذه المهام بشكل فردي.
كما يجب أيضًا العمل على العديد من الأجزاء المختلفة من عملية الإعداد بشكل تعاوني. ومع ذلك، عندما يجلس الموظفون في انتظار رد الأشخاص على رسالة بريد إلكتروني، فقد يؤدي ذلك إلى إبطاء العملية.
لحسن الحظ، Klutch هو المكان الذي يمكن للجميع العمل فيه معًا. يمكن للأشخاص تسجيل الدخول إلى قاعدة المعرفة وإكمال العمل الذي يجب القيام به.
ستحدث أداة مشاركة الملفات المنطقية فرقًا كبيرًا لأنك تريد التأكد من أن كل شيء سيتم تمريره بسرعة وسهولة.
ستتم مزامنة جميع الملفات وتحريرها وحفظها حتى يعرف كل فرد في الفريق ما هو موجود هناك. عندما يعمل فريقك معًا بشكل صحيح، ستندهش من مدى سلاسة كل شيء في المستقبل.
توثيق سياسات الموارد البشرية وإرشادات الشركة
يجب اتباع الإرشادات الخاصة بشركتك في جميع الأوقات. عندما تقوم بتعيين موظف جديد، فإنك تخاطر بأن يكون جزءًا من أنشطة غير قانونية لا تتبع سياساتك.
ولهذا السبب يجب تدوينها والعناية بها ومنحها للموظفين الجدد. تريد التأكد من أنهم يعرفون ما ينبغي عليهم وما لا ينبغي عليهم فعله.
قد يتم تجاهل بعض قواعد السلامة إذا لم يتم الاحتفاظ بها بشكل صحيح في مكان يجبر الموظفين على المشاركة في الأعمال الورقية. لقد عمل Klutch على أتمتة عملية الإعداد، مما يسهل الأمر الموارد البشرية لإنشاء الوثائقوتحميلها وإرسالها إلى الموظفين المناسبين.
سيعرف فريقك أن لديهم عملًا يحتاجون إلى إكماله عند استخدام نظام Klutch. هذه طريقة ممتازة أخرى لتغطية نفسك قانونيًا لأنه سيكون لديك سجل رقمي يفيد بأن الموظف قد تلقى جميع وثائق السياسة وأنه قد قرأها.
وأخيرًا، عندما تحتاج هذه المعلومات إلى التحديث أو التغيير، فإنك تريد التأكد من أن قسم الموارد البشرية هو المكان الذي يستطيع فيه القيام بذلك بسرعة.
لحسن الحظ ، مع تطبيقات قاعدة المعرفة، يمكن للأشخاص البدء في معالجة المستندات عاجلاً. سيكونون قادرين على إنشاء قوالب بحيث يمكنهم القيام بذلك بسرعة عند الحاجة إلى تغيير أي شيء.
أمن سجلات الموظفين
يمكن أن تصبح معلومات الموظف متناثرة عندما تكون موجودة في العديد من ملفات الخادم المختلفة.
ومع ذلك، هذا يعني أنك بحاجة إلى أن يكون لديك وضع أمن أفضل للتأكد من عدم قيام أحد بسرقة المعلومات. آخر شيء يريده أي شخص هو أن يقوم شخص ما باقتحام وجمع البيانات الشخصية، الأمر الذي سيؤدي إلى العديد من المشاكل لموظفيك.
لقد عمل Klutch بلا كلل لإنشاء قاعدة معرفية لا يمكن المساس بها. يتم تنفيذ إجراءات أمنية متعددة لأن الفريق يدرك أنك تريد أن تكون معلوماتك آمنة.
أيضًا، لا داعي للقلق بشأن وصول الموظفين الآخرين إلى كل شيء في القاعدة.
لقد قام Klutch بذلك بحيث يمكنك اختيار الموظف الذي يمكنه الوصول إلى ما هو موجود في القاعدة. مع وجود الكثير من المعلومات في القاعدة، يمكنك التأكد من أن أوراق الموظفين لا يمكن الوصول إليها إلا من قبل الشخص المناسب في كل مرة. يعد هذا النوع من التخصيص ممتازًا لأن لديك القدرة على الاختيار.
تتبع مزايا الموظفين، والإجازات، وما إلى ذلك.
يجب أن تكون فوائد الشركة دائمًا مفيدة للموارد البشرية لأنك ستحتاج إلى تقديم هذه المعلومات إلى الموظف الجديد.
في بعض الأحيان، قد يرغب الموظفون الحاليون في القراءة عن مزاياهم وإجازاتهم والمزيد. قد يكون هذا بسبب حاجتهم لرؤية طبيب عيون، لذلك يريدون معرفة ما إذا كانت الشركة ستساعدهم في ذلك.
لقد قام Klutch بذلك حتى تتمكن من إضافة كل هذه الوثائق إلى النظام. أي خطط الصحة والتأمين يمكن تحديثها بسهولة. يمكنك إضافة العديد من الفئات المختلفة إلى المزايا، مثل خطط التقاعد.
إذا كان لديك أي موظف يخطط للتقاعد، فيجب حفظ كل هذه المعلومات في المكان المناسب حتى تتمكن من الوصول إليها بسرعة.
أيضا ، يمكن أن يكون لديك النماذج لجميع هذه الأوراق المختلفة، والتي سوف تساعد الموارد البشرية على تغييرها بسرعة.
في بعض الأحيان، سيكون لدى الموظف معلومات تحتاج إلى إضافتها، أو سيرغب في أن ينتقل نظام التقاعد الخاص به إلى شركة مختلفة. من الأسهل تغييره عندما يكون هناك نظام لأنه لن يحتاج أحد إلى التسرع للقيام بذلك.
بالإضافة إلى ذلك، نظرًا لأن العديد من أعضاء الفريق يمكنهم الوصول إلى كل شيء، فلن تحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني إلى عدة أشخاص للرد عليك بالمعلومات الصحيحة. وبدلاً من ذلك، يمكنهم تسجيل الدخول إلى القاعدة وإكمال القسم المطلوب.
يتم إحتوائه
يجب عليك التأكد من أن فريقك لديه كل ما يحتاجه عند تبسيط عملية الإعداد. هناك الكثير من المعلومات المختلفة التي سيحتاج قسم الموارد البشرية إلى جمعها، والتي عادة ما تستغرق الكثير من الوقت.
ومع ذلك، يمكن تقليل هذا الوقت إلى النصف عندما تتأكد من سهولة الوصول إلى جميع الأوراق، وسرعة التحرير، وحمايتها من أعين المتطفلين.
تبدأ مع كلوتش
هناك العديد من الأسباب التي تجعل Klutch أحد أفضل البرامج التي يمكن للشركات استخدامها. ينصب تركيزها الأساسي على التعاون في الوقت الفعلي بين أعضاء الفريق، بحيث يمكن للجميع إعداد مستند وإدارته. سيساعد هذا الفرق على تكوين علاقة أفضل عندما يعملون معًا.
كما يسمح البرنامج للفرق بالتخصيص على مؤسستهم، وهو أمر حيوي. يجب على كل فريق التأكد من تصنيف صفحات الشركة ومستنداتها وتنظيمها وتخزينها بشكل صحيح للاستفادة من جميع المعلومات.
وأخيرًا، تم تصميم Klutch لضمان حصول الشركات على عملية الإعداد التي تريدها، لذلك يكون كل عضو جديد في الفريق سعيدًا ببدء رحلته الفريدة. Klutch مجاني للاستخدام، لذا تأكد من تحقيق أقصى استفادة من تجربتك!
