أفضل نصائح قاعدة المعرفة لزيادة إنتاجية فريقك

قاعدة المعرفة هي مستودع مركزي للمحتوى والبيانات والمعلومات التي تمكن الشركات من الوصول إلى المعلومات وتخزينها وإدارتها في نظام أساسي واحد. وغالبًا ما يتم استخدامه من خلال برامج الإنترانت، مما يسمح للشركات بالتواصل حول البيانات وتوفير الوقت.

الهدف هو توفير البيانات بتنسيق يسهل الوصول إليه، مما يساعد الشركات على خدمة العملاء بشكل أفضل،  وتثقيف فرق المبيعات والموظفين.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن لأدوات الإدارة هذه تسهيل العمليات التجارية وجعل الموظفين أكثر كفاءة. حسن الخلق قاعدة المعرفة كما يعمل أيضًا على تحسين حركة المرور والمبيعات وولاء العملاء للشركة وزيادة الرؤية العامة على العديد من محركات البحث العملاقة، مثل Google وYahoo. 

كيف يتم إنشاء قاعدة المعرفة؟

يتطلب إنشاء قاعدة معرفية كافية بذل جهد كبير من الشركة. وعادةً ما يتضمن ذلك استثمارًا في البرامج واستضافة الويب وفريق مسؤول عن صيانة المحتوى وتنظيمه. 

ومع ذلك، فإن العائد على هذا الاستثمار ضخم. من خلال وجود مستودع مركزي للبيانات ذات الصلة والتي يمكن الوصول إليها وتحديثها بانتظام، يمكن للشركات الاستفادة من القوى العاملة الأكثر إنتاجية وكذلك تقديم خدمة عملاء محسنة. 

العديد من الشركات العملاقة تتوقع زيادة بنسبة 20% في مستويات الإنتاجية بسبب تنفيذ إدارة قاعدة المعرفة.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنه جذب الزيارات إلى موقع الويب الخاص بك أو وسائل التواصل الاجتماعي من الأشخاص الذين يبحثون عن تلك الأسئلة الشائعة. علاوة على ذلك، تساعد قواعد المعرفة في الحفاظ على ثقافة التعلم المستمر للموظفين وتمنحهم إمكانية الوصول إلى المعلومات الخاصة بالشركة والموارد المفيدة. 

يمكن أن يؤدي ذلك إلى تحسين إنتاجيتهم بشكل كبير من خلال السماح لهم بالوصول بسرعة وسهولة إلى المعلومات التي يحتاجونها في منصة واحدة.

إذا كان عملك يتطلع إلى إنشاء واستضافة قاعدة معرفية، تتوفر العديد من برامج الإنترانت وحلول القوالب لتناسب احتياجاتك. يعد الاستثمار في الحل المناسب الذي يناسب حجم شركتك وميزانيتها وأهدافها أمرًا ضروريًا لنجاح قاعدة معارفك.

6 نصائح أساسية لإنشاء قاعدة معرفية جذابة

ومع ذلك، قد يكون تنظيم قاعدة المعرفة أمرًا صعبًا. يتطلب تخطيطًا دقيقًا واستضافة مجموعة متنوعة من البيانات. تحتاج الشركات إلى رسم هيكل وفئات قاعدة معارفها للتأكد من أنها سهلة الاستخدام وتوفر النتائج الأكثر دقة.

يمكن لقاعدة المعرفة التي تم إنشاؤها بشكل احترافي تبسيط استفسارات دعم العملاء، وزيادة حركة المرور على موقع الويب، ومنح الموظفين إمكانية الوصول إلى المعلومات الخاصة بالشركة، وتحسين الإنتاجية الإجمالية.

بدافع  برنامج إنترانت، يمكنك إنشاء مركز مركزي لأعمالك وتخصيصه ليناسب احتياجاتك.

1. تخزين المعلومات بكفاءة

يعد تنظيم المعلومات المهمة هو الخطوة الأولى لإنشاء قاعدة معرفية جذابة. تطوير هيكل الملف والنظام الذي يعمل بشكل أفضل لشركتك للحفاظ على بياناتك محفوظة جيدًا ومحدثة. 

وهذا سيجعل من السهل تصفح المحتوى المتاح، مما يضمن أن تكون تجربة المستخدم إيجابية.

تأكد من إنشاء هيكل يسهل التنقل فيه وفهمه وأن جميع بيانات الشركة مصنفة ومصنفة بشكل مناسب.

2. إضفاء الطابع الشخصي على كل شيء

تذكر أن تضيف لمسة شخصية! استخدم شعار شركتك لإنشاء صفحة إنترانت ذات علامة تجارية وتخصيص الملفات النصية ومقاطع الفيديو والوسائط الأخرى لجعل نظام قاعدة المعرفة أكثر سهولة في الاستخدام.

المصدر قاعدة المعرفة كلوتش

تساعد العلامة التجارية للشركة أيضًا على تعزيز الشعور بالهوية والملكية للموظفين في أدوارهم. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للشركات تخصيص الشبكات الداخلية بميزات مخصصة مثل أسماء الموظفين والمسميات الوظيفية.

3. تشجيع تفاعل الموظفين

هناك طريقة رائعة أخرى لجعل قاعدة معارفك أكثر جاذبية وهي السماح بالتعاون. وقد يؤدي ذلك إلى تشجيع الموظفين على إضافة محتوى أو اقتراح طرق لتحسين صفحة الإنترانت. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يساعد تحسين الكلمات الرئيسية الموظفين في العثور على المعلومات الحيوية بسهولة.

علاوة على ذلك، يمكن أيضًا تحميل ملفات تعريف الموظفين إلى القاعدة. يمكن للشركات تخزين المعلومات في هذه الملفات الشخصية، مثل تفاصيل الاتصال والاهتمامات وتاريخ المهام/المشاريع والمسار الوظيفي وما إلى ذلك. 

يتيح ذلك للموظفين التعرف على بعضهم البعض بشكل أفضل والوصول إلى المعلومات المهمة في مكان واحد.

4. ضمان إمكانية الوصول

يجب على الشركات التأكد من أن قاعدة معارفها متاحة لجميع أعضاء المنظمة. يتضمن ذلك ضمان إمكانية فتح شبكة الإنترانت من أي جهاز أو موقع. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تسمح الميزات المدمجة للمستخدمين بتعديل الإعدادات لتلبية احتياجاتهم.

ويجب على الشركات أيضًا تقديم الدعم للمستخدمين، سواء من خلاله الدردشة الحية أو أنظمة مكتب المساعدة. وهذا سيضمن حصول العملاء على الإجابات التي يحتاجونها بسرعة. 

تقريبا 58% من المستهلكين الأمريكيين سيتحولون العلامات التجارية بسبب سوء خدمة العملاء، مما يؤكد بشدة على الحاجة إلى مكتب مساعدة شامل أو قسم للأسئلة الشائعة. 

يمكن لبعض الأدوات والأنظمة الأساسية المتعددة المساعدة في إنشاء قاعدة معرفية مخصصة. غالبًا ما تأتي هذه الخدمات بميزات مفيدة مثل القوالب وإمكانيات البحث.

5. تحميل محتوى إعلامي 

المحتوى لك إنشاء لقاعدة المعرفة الخاصة بك يجب أن تكون ذات صلة وقابلة للتنفيذ. اكتب مدونات ومقالات للمساعدة في تثقيف موظفيك حول المواضيع التي يحتاجون إلى معرفتها. بالإضافة إلى ذلك، قم بتوفير معلومات يسهل البحث عنها والعثور عليها.

من ناحية أخرى، يمكن أن يكون قسم الأسئلة الشائعة بمثابة المكان المناسب لموظفي الشركة والعملاء الزائرين. يساعد تبسيط تدفق البيانات على تقليل الوقت الضائع وتعزيز الكفاءة في جميع أنحاء مؤسستك. بالإضافة إلى ذلك، تم تحميل المحتوى يجب أن تكون مكتوبة بصوت العلامة التجارية للشركة.

ويضمن مستودع مركزي واحد أيضًا توفر المعلومات الصحيحة بسهولة، مما يؤدي إلى تحسين إنتاجية مؤسستك. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أيضًا استخدام نظام قاعدة المعرفة لإنتاج التقارير وجمع البيانات بسهولة لمراقبة التقدم وتتبع الأهداف.

6. إنشاء الصلة

تأكد من أن محتوى قاعدة المعرفة الخاصة بك مناسب للمنظمة وأنه يحدد بوضوح العمليات والسياسات والإجراءات. بالإضافة إلى ذلك، فإن استخدام العناصر المرئية والتنسيقات المختلفة لإنشاء المعلومات يمكن أن يساعد في جعل البيانات أكثر سهولة وجاذبية.

يعد إنشاء مجموعة قوية من الإرشادات أمرًا ضروريًا لإنشاء قاعدة معرفية مزدهرة. تحديد رؤية المشروع والغرض منه وأهدافه، ووضع قائمة مرجعية بالمهام والمعالم التي يجب إكمالها للوصول إلى هذا الهدف.

فوائد قاعدة المعرفة التعاونية

تعتبر قاعدة المعرفة لا تقدر بثمن، لأنها تجمع جميع المعلومات المطلوبة في موقع مركزي واحد، والذي يمكن الوصول إليه بسهولة والتنقل فيه من قبل كل من الموظفين والعملاء. 

يمكن الآن تخزين جميع المعرفة الموزعة مسبقًا بين مختلف المستخدمين والأقسام والفرق في مكان واحد، مما يسهل إدارتها وتحديثها وصيانتها. 

من وجهة نظر العميل، ما يقرب من 63٪ من العملاء سيعتمدون على قاعدة معرفية موجودة مسبقًا قبل التواصل مع مكاتب المساعدة الخارجية. يوضح هذا الإحصاء مدى أهمية وفائدة نظام الإدارة التفصيلي للشركات. 

• يوفّر الوقت

بالإضافة إلى الهيكل التنظيمي الأفضل، يمكن استخدام قاعدة معرفية جيدة البناء لتحسين خدمة العملاء. 

يمكن للعملاء إصلاح أي مشكلات بسرعة وعرض الإجابات على استفساراتهم من خلال الوصول بسهولة إلى جميع المعلومات المطلوبة. وهذا يعني أن فرق دعم العملاء يمكنها التركيز على استفسارات العملاء الأكثر تعقيدًا، وبالتالي زيادة رضا العملاء.

• يحسن التسويق 

يمكن أن تكون قاعدة المعرفة أداة تسويقية إضافية من خلال استضافة محتوى مفيد يتعلق بمنتجات الشركة وخدماتها. 

يمكن أن يؤدي ذلك إلى زيادة حركة المرور على موقع الويب والمساعدة في تحسين محركات البحث (SEO). ويمكنه أيضًا مساعدة العملاء في العثور على الإجابات التي يبحثون عنها، حيث إنه بمثابة قسم شامل للأسئلة الشائعة.

يمكن للشركات بسهولة إنشاء قاعدة معارفها وتخزينها وإدارتها وتحديثها بالمحتوى باستخدام برامج الإنترانت. تساعد استضافة قاعدة المعرفة أيضًا في تنظيم جمع البيانات المتزايد وتوفير المساحة التي قد يتم شغلها عن طريق التخزين الإضافي.

• يساعد على البقاء محدثًا

بغض النظر عن حجم الشركة، يمكن للعديد من الفرق والأقسام والأفراد الوصول بسهولة إلى نفس المعلومات دون المرور بعملية طويلة. 

وهذا يوفر الوقت والموارد الثمينة ويسمح للموظفين بالبقاء على اطلاع بأحدث المعلومات، مما يؤدي إلى تحسين الإنتاجية عبر المؤسسة.

هل تعلم ذلك عن وقد أبلغ 40٪ من العاملين في الولايات المتحدة زيادة الإنتاجية عند العمل من المنزل بعد جائحة كوفيد-19؟ ونتيجة لذلك، زاد أيضًا طلب العمال على برامج الإدارة القائمة على المعرفة. 

• يخلق التفاعل 

A برنامج قاعدة المعرفة يشجع مجتمعات الشركات على الازدهار من خلال المشاركة المنتظمة. 

يجب أن يوفر النظام الصحيح المعلومات المطلوبة ويخلق بيئة إيجابية حيث يمكن للموظفين التعاون بسهولة في المشاريع والتوصل إلى حلول مبتكرة. استخدم علامات التبويب والتسميات والعلامات لفرز المحتوى وجعله قابلاً للبحث بسهولة بواسطة المستخدمين.

وفي الختام

خلق برنامج قاعدة المعرفة هي طريقة رائعة لتبسيط التواصل والتفاعل بين الموظفين في الشركة. 

إنها أداة تساعد على تعزيز بيئة عمل إيجابية من خلال تزويد الموظفين بإمكانية الوصول إلى المعلومات التي يحتاجونها ليصبحوا أكثر نجاحًا ويتخذوا قرارات أفضل. علاوة على ذلك، عندما يتم تنفيذها بشكل صحيح، يمكن لقاعدة المعرفة أن تحسن بشكل كبير إنتاجية العمال ورضا العملاء.

وهذا مفيد بشكل خاص للمؤسسات التي لديها موظفين في مواقع مختلفة، حيث يمكن للنظام أن يساعدهم على التواصل بشكل أكثر فعالية. بالإضافة إلى ذلك، فهو يقلل من الحاجة إلى نقل الرسائل بشكل مستمر ويتيح عملية اتخاذ قرار أسرع.