تعد إدارة المعرفة ومشاركتها أمرًا ضروريًا لأي شركة. يحتاج الموظفون والعملاء على حدٍ سواء إلى الوصول إلى نظام فعال وواضح قاعدة المعرفةأو قد يعاني عملك.
إن تطبيق الأساليب الصحيحة لمشاركة المعرفة لا يمكن أن يعزز طريقة عملك فحسب، بل يساعد أيضًا في بناء ثقافة أكثر تماسكًا وتعاونًا لشركتك والعاملين فيها وعملائها.
جوهر تقاسم المعرفة
هل سمعت من قبل عبارة "المعرفة قوة"؟ حسنًا، في مجال الأعمال، الأمر كذلك بالتأكيد. وبدون الوصول إلى المعلومات ذات الصلة، لا يمكن لأي شركة أن تعمل بالمستوى الأمثل. كيف يمكن للموظفين حل القضايا، الاستجابة بكفاءة لاستفسارات العملاء، ويقومون بعملهم بشكل احترافي إذا لم يتمكنوا من العثور على الإجابات التي يحتاجونها؟
يساعد تبادل المعرفة والمعلومات بطريقة فعالة ومبسطة على ضمان الممارسات الجيدة والإجراءات السريعة والتفاعلات المفيدة. وبدون ذلك، كيف يمكن لأي شخص أن ينجح في دوره؟
10 طرق ممتازة لتبادل المعرفة يجب تنفيذها الآن
لحسن الحظ، برامج إدارة المعرفة هو في مستوى اليوم حيث كل شيء ممكن. أصبح بناء قاعدة معرفية لموظفيك وعملائك والحفاظ عليها أسهل من أي وقت مضى - ولكن فقط إذا كانت لديك الأدوات والأفكار الصحيحة!
يمكن لهذه الحلول العشرة أن تنقل ممارسات العمل والاتصالات الخاصة بك إلى المستوى التالي، مما يعزز أعمالك ويخلق فهمًا أكثر بساطة وتماسكًا على مستوى الشركة.
1. استخدم أداة قاعدة المعرفة
إحدى أفضل طرق مشاركة المعرفة هي تقديم أ حل إدارة المعرفة في هذه العملية.
نعني بذلك العثور على أداة تسمح لك بالاحتفاظ بجميع معلوماتك في مكان واحد وتصفيتها حسب الفرق وعمليات البحث ذات الصلة.
تخيل أن لديك فريق دعم عملاء يحتاج إلى الرد على استفسارات العملاء الدردشة الحية او بريد الكتروني. يمكنهم استخدام أداة قاعدة المعرفة للوصول إلى المعلومات المخزنة حول هذا العميل لتقديم خدمة أكثر تخصيصًا. يمكن للموظفين أيضًا العثور بسرعة على الإجابات التي يحتاجونها من خلال الوصول إلى بيانات بروتوكول الشركة.
إنه يعمل في أي قسم في أي صناعة. المبدأ هو نفسه: مكان واحد حيث كل Emplيمكن لـ oyee العثور على جميع المعلومات التي يحتاجها، سواء كانت بيانات العميل أو الممارسات التجارية أو معلومات الأقران أو المواد التدريبية.
كلوتش هي واحدة من أفضل الأدوات القائمة على المعرفة في السوق اليوم. يمكنك استخدامه لمشاركة المعلومات بشكل متعمق وإدارة المعرفة والتعاون الجماعي والمزيد. مهما كان نوع عملك، يمكنك الاستفادة من الأدوات المتوفرة في Klutch.
2. تنفيذ برامج إدارة المشاريع
من الصعب إدارة مشروع متعدد الأشخاص أو متعدد الفرق بنجاح دون مشاركة المعرفة وتتبع التقدم. يمكن لمنصات إدارة المشاريع أن تجعل ذلك سهلاً. هناك مجموعة من البرامج المتاحة للفرق من كل الأحجام والميزانيات والتي يمكن أن تساعدك على تبسيط التواصل بين أعضاء الفريق.
نظرًا لأن فيروس كورونا (COVID-19) خلق الحاجة إلى العمل عن بعد، تجد المزيد والمزيد من الفرق نفسها منتشرة وغير قادرة على الالتقاء وجهًا لوجه، ولكن هذا لا يعني أن أساليب تبادل المعرفة يجب أن تتجاهل.
الاستثمار في الدرجة الأولى أدوات إدارة المشروع يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا في كيفية العمل بشكل تعاوني مع الآخرين.
من السهل العثور على برنامج إدارة المشاريع، ولكن قد يكون من الصعب العثور على برنامج يناسب جميع متطلباتك. نجد أن Jira هي واحدة من أكثر البرامج شمولاً، خاصة عندما يتعلق الأمر بمشاركة المعرفة.
إنه يعمل مع فرق صغيرة أو كبيرة ويتيح لك أيضًا تنسيق عدة فرق في وقت واحد، لذا فهو مثالي لشركة ذات أقسام متعددة تحتاج جميعها إلى الوصول إلى المعلومات المشتركة.
3. تشجيع مساعدة الأقران
بالابتعاد عن البرمجيات والبرامج الرقمية، من المهم أن نتذكر قيمة تبادل المعرفة بين الأقران. في نهاية المطاف، قلة من الناس يفهمون الدور بشكل أفضل من الأشخاص الآخرين الذين يقومون به!
خلق ثقافة يعد تشجيع الموظفين على مشاركة تجاربهم وتقديم المشورة بشأن أفضل الممارسات مع بعضهم البعض طريقة ممتازة لضمان تدفق قوي للاتصالات.
بل إن الأمر يستحق ترتيب اجتماعات ومؤتمرات لمساعدة الأقران. قم بترتيب وقت لجمع الأقسام معًا لمناقشة النجاحات والأسئلة والشكوك والتجارب. يمكنك توسيع هذه الطريقة لتشمل قاعدة عملائك، مما يشجع التفاعل وبناء الشبكة.
4. الدورات التدريبية عبر الإنترنت
تعد منصات التعاون الرقمي أدوات قيمة للشركات التي ترغب في إبقاء الموظفين على اتصال ومواكبة لأحدث الممارسات.
تنظيم التدريب أو الدروس عبر الإنترنت للموظفين هي وسيلة فعالة لمشاركة معلومات الشركة ومعارفها لإبقاء الجميع على اطلاع.
هناك طرق مختلفة للقيام بذلك. إحدى الطرق الأكثر شيوعًا هي عبر Zoom أو Skype أو Microsoft Teams باستخدام الشاشات والعروض التقديمية المشتركة.
هناك أيضًا برامج لإنشاء دورات تدريبية مخصصة لفريقك أو المهارات العامة للتدريب على الأعمال إذا كنت تريد شيئًا أكثر تفصيلاً.
5. تسجيلات الشاشة
ليس من الممكن دائمًا تنظيم دورات تدريبية تفاعلية مباشرة، ولكن هذا لا يعني أنه لا يمكنك مشاركة المعرفة مباشرة مع موظفيك وزملائك.
تُعد تسجيلات الشاشة أدوات ممتازة لنقل المعلومات وبناء قاعدة يمكن للفرق العمل من خلالها.
يعد Loom و Vidyard من أفضل برامج تسجيل الشاشة. يتيح لك كلاهما عرض الأساليب ونشر مقاطع الفيديو في ملفات ومجلدات تتعلق بمجالات معينة من عملك.
يمكنك إضافة ملاحظات في نقاط محددة في الفيديو والتواصل مع أعضاء الفريق البعيدين دون الحاجة إلى اجتماعات مباشرة.
6. الإجراءات الموحدة
يعد توثيق معايير وإجراءات الشركة طريقة أساسية لتبادل المعرفة. من غير المرجح أن تنتهي إدارة الأعمال التجارية مع الموظفين الذين لا يستطيعون الوصول إلى المستندات والمعلومات الأساسية بشكل جيد.
وبدون إجراءات موحدة يسهل الوصول إليها، فإنك تخاطر بمشاكل إدارية ومشاكل في الامتثال.
ابحث عن أداة تساعد في تنظيم ومشاركة ممارسات الشركة ووثائق الإجراءات. فهو لا يسمح لك فقط بتحميل وترتيب البيانات والنماذج والقوالب المهمة، ولكن يمكنك أيضًا استخدامها لتتبع سير العمل والتقدم.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تحميل قوائم مرجعية ليستخدمها الموظفون - مما يضمن الامتثال وإكمال العمل في كل مرة.
اقرأ أيضا: لماذا تعد إدارة المعرفة أمرًا بالغ الأهمية للشركات التي تم تشغيلها؟
7. منصات الدردشة للأعمال
الرسائل الفورية ليست فقط للمناسبات الاجتماعية، كما تعلمون. هناك مكان ل تطبيقات الدردشة الحية في الأعمال الحديثة - خاصة عندما يتعلق الأمر بالتواصل بين أعضاء الفريق.
يعد تنفيذ ميزة الدردشة لموظفيك طريقة رائعة لتشجيع التعاون واتخاذ الإجراءات السريعة. كما أنه يقلل من استخدام تطبيقات المراسلة الفورية غير الرسمية مثل Facebook أو WhatsApp.
وعلى الرغم من أن هذه المنصات فعالة للغاية، إلا أنها ليست احترافية، ولا تتمتع بالخصوصية المطلوبة لبعض المحادثات التجارية، ويمكن أن تدفع الأشخاص إلى الخلط بين المحادثات التجارية والاجتماعية.
ليس هناك نقص في تطبيقات الدردشة للأعمال، ولكننا نوصي باستخدام Slack.
سلاك ويكي هي تطبيقات اتصالات مؤسسية عالية الجودة يمكن تنظيمها وتنظيمها للفرق المحترفة.
المنصة متعددة الوظائف، مع العديد من الأدوات الممتازة لمشاركة المعرفة، ولكن تطبيق الدردشة جيد بشكل خاص.
8. قاعدة بيانات الأصول الرقمية
فكر في الوقت الذي تلقيت فيه رسالة بريد إلكتروني تحتوي على مرفق مهم ضاع في بحر من رسائل البريد الإلكتروني الأخرى، واستغرق الأمر بعض الوقت للعثور عليه مرة أخرى.
ربما حدث هذا لمعظمنا الذين يتلقون العديد من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل يوميًا.
من الواضح أن هذه ليست طريقة فعالة للعمل، ولهذا السبب تعد إدارة الأصول الرقمية مهمة.
نعني بالأصول الرقمية الملفات أو اتصالات البريد الإلكتروني أو المستندات المستلمة أو الرسائل القديمة أو بيانات العميل التاريخية. من السهل فقدان هذه الأشياء إذا لم تقم بتخزينها بشكل صحيح. إن فقدان هذا النوع من البيانات يضر بمشاركة المعرفة.
9. إنشاء ويكي الشركة
الويكي الداخلي لشركتك هو الكتاب المقدس لشركتك. ويكي الشركات يجب أن تجمع كل ما يمكن معرفته عن شركتك وممارساتها وإجراءاتها وبياناتها المركزية. يمكن أن تتضمن الويكي الخاصة بك أي شيء بدءًا من الملفات الشخصية للموظفين وحتى إجراءات الشكاوى: كلما زاد عددها، كان ذلك أفضل!
يستغرق إنشاء موقع wiki شامل للشركة وقتًا، ولكنه يكون أسهل باستخدام البرنامج المناسب. Klutch هو برنامج ممتاز مع مجموعة ميزات مثيرة للإعجاب.
لا تقصر أبدًا عن أساليب مشاركة المعرفة الخاصة بشركتك مرة أخرى عند تطبيق ذلك في عملك.
10. تشجيع الاجتماعات ورواية القصص
متابعةً لجلسات مساعدة الأقران، يعد التخطيط العام للاجتماعات أحد أبسط الطرق وأكثرها فعالية لمشاركة المعلومات بين الأشخاص.
بناء شبكة تعاونية و الانخراط في الاجتماعات الافتراضية داخل عملك أمر لا بد منه إذا كنت تريد عمليات عمل سلسة.
اجمع الأشخاص معًا، وشجعهم على المشاركة، ودعم الجو المجتمعي حتى يشعر الموظفون بالراحة عند طلب المساعدة.
الملخص
يمكن لبرنامج قاعدة المعرفة أن يعزز استراتيجيات الاتصال الموجودة لديك بالفعل داخل فريقك أو شركتك. يمكن أن يؤدي تنفيذ أساليب مشاركة المعرفة المذكورة أعلاه إلى الارتقاء بكفاءتك إلى المستوى التالي.
كلوتش يعد خيارًا ممتازًا وشاملاً لأي شركة مهتمة بالتعاون الممتاز وإدارة البيانات لأعمالها. يمكنك بيمكنك إنشاء قاعدة معرفية موسعة، وإنشاء موقع wiki للفريق، وتبسيط ممارساتك، وغير ذلك الكثير. والأهم من أي شيء آخر، هو الحفاظ على توثيق كافة المعارف التي لا تقدر بثمن الخاصة بشركتك بحيث يسهل الوصول إليها لأي شخص ينضم إلى النظام.
استعد لزيادة المعرفة بشركتك، سجل اليوم مجانا!
