كيفية إنشاء وثائق المبيعات: كل ما تحتاج إلى معرفته

الهدف الرئيسي لمعظم الشركات هو تحقيق الإيرادات، والطريقة الأكثر شيوعًا لتحقيق ذلك هي إغلاق المبيعات. ومع ذلك، يجب أن يكون فريق المبيعات مدربًا تدريبًا عاليًا ومستعدًا لمواجهة جميع العملاء والمواقف المحتملة.

في بعض الأحيان، يمكن أن تصبح عملية البيع فوضوية بعض الشيء، مما يجعل من الصعب على فريق المبيعات تنفيذ عمليات فعالة.

ولذلك، يجب عليهم توحيد خطواتهم التشغيلية لتبسيط عملهم اليومي.

إحدى الطرق الرائعة للقيام بذلك هي إنشاء وثائق المبيعات، والتي ستتعرف عليها في المقالة التالية.

ما هو توثيق المبيعات؟

تلخص وثائق المبيعات كافة الخطوات التي يجب على فريق المبيعات لديك اتباعها عند إتمام عملية البيع. ويهدف هذا إلى جعل العملية برمتها أكثر فعالية، حيث سيكون جميع مندوبي المبيعات على نفس الصفحة ويجب أن يحققوا نتائج مماثلة.

يجب أن تغطي عملية توثيق المبيعات جميع خطوات مسار التحويل. تبدأ هذه العملية عادةً عندما يكون العميل عميلاً محتملاً على موقع الشركة على الويب أو قد سمع للتو عن المنتج أو الخدمة.

تساعد وثائق المبيعات مندوبي المبيعات على اختيار أفضل العملاء والتعامل مع جميع أسئلتهم لإتمام الصفقة في أسرع وقت ممكن.

من المهم أيضًا أن نتذكر أن عملية توثيق المبيعات يجب أن تكون مصممة خصيصًا لكل شركة، حيث سيساعد ذلك في تلبية احتياجات كل شركة شخصية المشتري وجعل العملاء يشعرون بمزيد من الراحة والسعادة أثناء تجربتهم مع العلامة التجارية.

أنواع وثائق المبيعات

الآن بعد أن عرفت أهمية وجود وثائق مبيعات مناسبة في عملك، يجب عليك معرفة المزيد عن النوعين الرئيسيين من وثائق المبيعات التي يمكنك استخدامها لإنشاء عملية بيع مباشرة.

كتاب قواعد اللعبة في عملية المبيعات

يعد دليل عمليات المبيعات الوثيقة الأكثر أهمية لفريق المبيعات لديك، لأنه يشير إلى جميع الخطوات التي يجب عليهم اتباعها ومتى التعامل مع العميل وجميع أفضل الممارسات. إنها الوثيقة التي سيرجعون إليها عند ظهور الشك، ويجب أن تغطي كل ما يجب على الشخص معرفته قبل مقابلة العميل وعرض المنتج.

ضمانات المبيعات

هذه هي أنواع أخرى من المستندات التي تهدف إلى نقل العميل من مرحلة في مسار التحويل إلى أخرى. وعادة ما تحمل معلومات قيمة عن المنتج، مما يساعد على إقناع العميل بشرائه.

فوائد الحصول على وثائق مبيعات واضحة ويمكن الوصول إليها

عملية واضحة

لنفترض أنك قمت بتنفيذ وثائق المبيعات المناسبة في عملك. في هذه الحالة، سيكون لدى موظفيك عملية واضحة وشفافة يجب اتباعها، مما يجعل تكرارها بشكل متكرر مع كل عميل أسهل بكثير. سيؤدي هذا إلى إنشاء تجربة موحدة سيقدمها فريقك بأكمله، بغض النظر عن مستوى خبرته أو الوقت الذي يقضيه في الشركة. ويمكن أيضًا تحسينه بمرور الوقت، ويمكن إضافة أشياء جديدة اعتمادًا على معدلات النجاح التي يحققها الفريق.

يضمن الاتساق

للتأكد من حصول كل عميل على أفضل علاج، يمكنك ذلك إنشاء عملية البيع هذا على العلامة التجارية مع عملك. سيؤدي هذا إلى جعل عملك وفريق المبيعات الخاص بك يبدوان كمجموعة متماسكة بدلاً من الأشخاص العشوائيين الذين يمكنهم التعامل مع عملائك كيفما يريدون.

يزيد من الفعالية

يعد عرض المبيعات أحد أهم عناصر عملية البيع. إن اتباع خطوات واضحة يمكن أن يساعد مندوبي المبيعات لديك في إنشاء عرض أكثر إقناعًا مع جميع العملاء المحتملين والعملاء.

ومع ذلك، تذكر أن هذه العروض التقديمية يتم إجراؤها عادةً بمرور الوقت وتكون عرضة للتغيير لتصبح أكثر فعالية.

أسرع الفرق

الفرق التي تتبع عملية مباشرة بخطوات تضيع وقتًا أقل بكثير من الفرق التي يتعين عليها اكتشاف كل شيء أثناء تقدمها. وهذا يخلق الكثير علاقة أفضل مع عملائك، حيث سيتم حل شكوكهم على الفور تقريبًا، مما سيساعد مندوب المبيعات في النهاية على إتمام الصفقة بشكل أسرع بكثير.

فرق مدربة بشكل أفضل

يمكن أن تساعدك العملية الموحدة أيضًا على تدريب مندوبين جدد بشكل أسرع ومساعدتهم على الشعور بالثقة في عملهم، وهو أمر بالغ الأهمية لفريق المبيعات.

وسيعرفون أيضًا العملاء المحتملين الذين يمكنهم الوصول إليهم وكيفية تحديد العملاء الجيدين لمساعدتهم على تحقيق أهدافهم الشهرية.

يزيل التكرار

عندما يحتاج الموظفون إلى مساعدة في معرفة ما يجب القيام به، فإنهم يميلون إلى الدوران حول العمليات غير الضرورية ويستغرقون وقتًا أطول بكثير للعثور على المعلومات التي يحتاجونها لتنفيذ عملية معينة.

إن الحصول على وثائق المبيعات المناسبة سيسمح لمندوبي المبيعات لديك بالتركيز على ما هو ضروري: إتمام الصفقة مع العميل.

دليلك لإنشاء وثائق المبيعات

حدد الغرض

الخطوة الأولى قبل إنشاء أي وثائق مبيعات هي فهم سبب رغبتك في إنشائها، حيث سيعطيك هذا الإرشادات التي تحتاجها لجعلها تحقق الغرض منها.

يعد هذا أمرًا بالغ الأهمية لأنه ليس لدى جميع الشركات الاحتياجات الدقيقة، لذلك يجب عليك إنشاء موارد قيمة لعملك المحدد.

إنشاء القوالب

بعد ذلك، سيكون من الأفضل إنشاء قوالب مبيعات تجعل التفاعل مع العميل أكثر وضوحًا.

يجب أن تكون هذه القوالب قابلة للتكيف مع كل موقف ولكن قابلة لإعادة الاستخدام بدرجة كافية حتى يتمكن مندوبو المبيعات لديك من استخدامها دون الإفراط في التفكير في الشيء الصحيح الذي يجب قوله في كل حالة. إنهم يعملون كنص يوفر الوقت والطاقة ويمكن استثمارهم في أشياء أخرى.

إنشاء فئات للعملاء

يجب ألا تنسى أبدًا أن بعض عملائك فقط سوف يتصرفون بنفس الطريقة، لذلك يجب عليك إنشاء عدة فئات للتمييز بينهم. سيسمح ذلك لفريق المبيعات لديك بتطوير استراتيجيات مخصصة لكل نوع من العملاء للحصول على أفضل نتيجة ممكنة.

ومن خلال القيام بذلك، يمكنك أيضًا تحديد ما إذا كانوا العملاء المحتملين المناسبين لشركتك والتخلص منهم بشكل أسرع، دون إضاعة وقتك.

إنشاء النهج والاستراتيجيات

الآن بعد أن عرفت أنواع العملاء الذين ستتعامل معهم، فقد حان الوقت لإنشاء استراتيجيات للتواصل معهم وإقناعهم بشراء منتجاتك.

بمجرد أن يتعلم مندوبو المبيعات لديك ذلك، سيحددون بسرعة الطريقة التي يجب استخدامها مع كل عميل لتلبية احتياجاتهم.

إنشاء المستندات

تتكون هذه الخطوة من إنشاء كافة المستندات التي سيقوم مندوبو المبيعات لديك بتسليمها بمجرد قيامهم بذلك ابدأ عرض مبيعاتهم. وينبغي أن يتم ذلك مع الأخذ في الاعتبار جميع الخطوات الموضحة مسبقًا والفردية لكل عميل.

التعامل مع الاعتراضات

في معظم الحالات، لن يكون عميلك متأكدًا بنسبة 100% من شراء منتجك، لذلك يجب أن يكون لدى مندوبي المبيعات لديك إرشادات موضحة مسبقًا حول كيفية التعامل مع اعتراضاتهم.

سيؤدي القيام بذلك إلى ضمان حصول فريقك على الإجابات الصحيحة على كل سؤال، مما يحسن فرص إغلاق الصفقة.

استمر في البيع

الأهداف الثلاثة الرئيسية لهذه العملية برمتها هي التحويل والبيع الإضافي والبيع الإضافي. يتكون هذا من إغلاق البيع واستمرار العلاقة مع العميل بحيث يشتري منتجات أو خدمات أخرى، الأمر الذي قد يكون أسهل بكثير من اكتساب عملاء جدد.

أمثلة على وثائق المبيعات

يمكنك استخدام العديد من المستندات لتوحيد مبيعاتك. ومع ذلك، فإن العناصر التي تحتاجها ستتغير اعتمادًا على عملك. ومع ذلك، بعضها أكثر شيوعًا من غيرها، لذلك قمنا بجمع القائمة التالية مع المستندات الأكثر شيوعًا التي ستستخدمها جميع الشركات تقريبًا أثناء عملية البيع.

مقترحات الأعمال

عادةً ما تكون مقترحات الأعمال هي وثيقة المبيعات الأكثر أهمية التي ستحتاج إليها، لأنها ستكون أول اتصال يجريه عميلك مع منتجك. هدفهم هو خلق انطباع أول ممتاز من خلال عرض أفضل جوانب منتجك بأكثر الطرق ابتكارًا الممكنة.

أفضل شيء يمكنك القيام به هو إنشاء اقتراح احترافي للغاية يلخص كل ما قد يتلقاه عميلك ويسلط الضوء على عرض القيمة لمنتجك. سيساعد ذلك في إقناع عملائك وإقناعهم بشراء منتجاتك أو الحصول على خدماتك.

ومع ذلك، لإنشاء مقترح عمل فعال، يجب عليك التعرف على عميلك بشكل جيد للغاية. سيساعدك جمع المعلومات حول ما يعجبهم وما يكرهون واحتياجاتهم على تقديم عرض مقنع يتفوق على الشركات الأخرى في مجالك. سيكون من الأفضل أن تعرض كيف يمكن لخبرتك أن تلبي احتياجات عملائك وتساعدهم على حل مشكلاتهم.

تتضمن هذه المقترحات عادةً ملخصًا، برهان الاجتماعيةووصف المنتج والتسعير والشروط والأحكام والدعوة النهائية لاتخاذ إجراء لإقناع المشترين ومساعدتهم في معالجة جميع المعلومات التي يقرؤونها. ومن الحكمة أيضًا تضمين رقم اتصال يمكنهم الاتصال به إذا كانت لديهم شكوك حول المنتج.

دراسة الحالات

إذا كنت بحاجة إلى أكثر من العرض الأولي لإقناع عميلك بالحصول على منتجك، فسيتعين عليك إثبات أن شركتك هي الشركة المناسبة للوظيفة من خلال الدليل الاجتماعي.

هناك طريقة رائعة للقيام بذلك وهي من خلال دراسات الحالة، حيث سيساعدهم ذلك في الحصول على منظور الشخص الثالث حول جودة وظيفتك ومعدل نجاحك.

تتضمن هذه المستندات عادةً بيانات رقمية لإثبات فعاليتك، ولكنها تتحد أيضًا مع الشهادات العاطفية للتواصل مع عملائك.

ومع ذلك، ستتغير دراسة الحالة الخاصة بك اعتمادًا على أهدافك، سواء كنت تريد اكتساب عملاء محتملين جدد أو توسيع السوق. لذلك، يجب عليك تكييف أسلوب سرد القصص لديك ليتوافق مع الخطة المحددة التي يأمل عملك في تحقيقها.

منصات المبيعات

تُعد مجموعة المبيعات إضافة ممتازة إلى عرض المبيعات المنتظم الذي يستخدمه فريق المبيعات الخاص بك لشرح عرض القيمة لمنتجك بشكل أفضل. أفضل طريقة لإنشاء مجموعة مبيعات هي عرض المشكلة التي يحاول منتجك حلها وكيف سيحسن الوضع المحدد تدريجيًا.

من المفترض أن تكون هذه الوثيقة سهلة القراءة والفهم، لذا يجب عليك الاعتماد عليها المرئيات والرسوم البيانية بدلاً من كتل كبيرة من النص. يجب أن يشرك عميلك ويساعده على معالجة جميع المعلومات بشكل أسرع.

الفواتير

إذا كنت تريد إبقاء جميع مبيعاتك تحت السيطرة، فستحتاج إلى تنفيذ الفواتير. هذه هي الوثيقة النهائية التي سيتلقاها عملاؤك وستساعدك في الاحتفاظ بسجل لمبيعاتك و حماية عملك قانونيا. 

يرجى التأكد من تضمين العناصر التالية في فواتيرك:

• شعار الشركة
• رقم الفاتورة
• الاسم الكامل للبائع والمشتري
• التكلفة الإجمالية للخدمة
• اللوائح الضريبية

قد تحتاج إلى إضافة عناصر أخرى إلى فاتورتك اعتمادًا على حالتك المحددة، ولكن هذه هي العناصر التي لا يمكن تخطيها بشكل عام. ننصحك بمراجعة لوائح ولايتك بخصوص هذا الأمر.

عقود

لن تفعل ذلك دائمًا بحاجة إلى إنشاء العقود، حيث يعتمد ذلك عادةً على نوع الخدمة التي تقدمها، ولكن لا يزال يتعين عليك فهم كيفية عملها. هذه تحمي شركتك من الظروف غير المرغوب فيها، لذلك يجب عليك إضافة أكبر عدد ممكن من البنود لتوضيح كل شيء بينك وبين عميلك.

هذه الوثائق الملزمة قانونًا تجعلها لا غنى عنها لراحة بالك وتضمن أن عملك لن يتعرض لأية أضرار يمكن الوقاية منها.

البدء بتوثيق المبيعات مع كلوتش

كلوتش ممتازة قاعدة المعرفة وبرنامج wiki الخاص بالشركة الذي يساعدك على إنشاء جميع المستندات الموضحة مسبقًا وتخزينها في مكان آمن ليقوم جميع موظفيك بفحصها واستخدامها عند الضرورة.

نعلم جميعًا مدى أهمية إدارة المعرفة لجميع الشركات، لذا يمكنك إعداد حسابك مجانًا وبدء طريقك نحو فريق أكثر إنتاجية اليوم.

وفي الختام

فريق المبيعات الذي لا يملك وثائق مبيعات مناسبة محكوم عليه بالفشل. يتم تنظيم هذه العمليات بشكل صحيح للتأكد من أن كل عضو في الفريق على نفس الصفحة ويمكنه معالجة جميع المشكلات دون أي متاعب.

كما أنها تزيد من إجمالي إيرادات الشركة من خلال جعلها أكثر إنتاجية وكفاءة.

إن العمليات والمستندات الموصوفة مسبقًا ليست سوى بداية كل ما يجب عليك فعله لإنجاح شركتك. الآن يجب عليك البدء في تنفيذ وتعليم هذه المعرفة لجميع موظفيك.

سيضمن ذلك أنك جميعًا على دراية بأهمية العمليات الداخلية لفريق المبيعات وتعزيز التعاون داخل الفريق لإنشاء هذه الخطوات والإجراءات.