يتغير مشهد الأعمال بسرعة في العديد من الصناعات في جميع أنحاء العالم. لكي تظل الشركات قادرة على المنافسة وذات صلة، تحتاج إلى التركيز على المفاهيم الناشئة في التحول الرقمي وتجربة العملاء.
ولتحقيق النجاح في ذلك، تحتاج إلى تطوير استراتيجية شاملة تتماشى مع المتطلبات المتغيرة للسوق. ستساعدك الإستراتيجية الجيدة جنبًا إلى جنب مع الجهود المستنيرة بالبيانات على البقاء في الطليعة وضبط عملياتك لتلبية الاحتياجات المتطورة لعملائك.
أحد هذه الأساليب التي يجب مراعاتها بالنسبة لشركتك أو عملك هو جعل معرفتك الداخلية أكثر سهولة مما هي عليه حاليًا.
في هذه المقالة، سنناقش بعض الاستراتيجيات لتسهيل الوصول إلى قاعدة المعرفة الداخلية الخاصة بك وتحديثها وتنظيمها. من خلال تنفيذ هذه الاستراتيجيات، يمكنك التأكد من أن قاعدة المعرفة الداخلية الخاصة بك مفيدة وسهلة الاستخدام قدر الإمكان.
ما هي قاعدة المعرفة؟
A قاعدة المعرفة هي مجموعة من المعلومات أو البيانات التي يتم تنظيمها واستخدامها لزيادة الفهم وتقديم الدعم لاتخاذ القرار. غالبًا ما يتكون من قاعدة بيانات ومحرك بحث وواجهة غالبًا ما تكون موجودة في برامج إدارة المعرفة. هناك نوعان معروفان على نطاق واسع من برمجيات قاعدة المعرفة – برمجيات قاعدة المعرفة الداخلية والخارجية.
ما الفرق بين قاعدة المعرفة الداخلية والخارجية؟
يتم استخدام برنامج قاعدة المعرفة الداخلية لتخزين وإدارة المعلومات الخاصة بمؤسسة أو شركة. يتم استخدامه عادة لفهم كيفية عمل المنظمة وتزويد الموظفين بالموارد لمساعدتهم على أداء عملهم بشكل أفضل، وبالتالي زيادة الإنتاجية والكفاءة.
يتم استخدام برنامج قاعدة المعرفة الخارجية لتوفير خدمة الزبائن والدعم، من خلال السماح للعملاء بالعثور على إجابات لأسئلتهم بسرعة وسهولة. فهو يوفر للعملاء الموارد لمساعدتهم على إيجاد حلول لمشاكلهم.
لماذا من المهم إتاحة الوصول إلى قاعدة المعرفة الداخلية الخاصة بك
يعد تسهيل الوصول إلى قاعدة المعرفة الداخلية الخاصة بك أمرًا أساسيًا لزيادة الإنتاجية داخل شركتك سواء كنت تدير موقعًا تجاريًا شركة bootstrappedو أعمال التجارة الإلكترونية, شركة كبيرة متعددة الجنسيات، أو تكتل. فهو يضمن حصول موظفيك على الموارد التي يحتاجونها لحل المشكلات والعثور على إجابات لأسئلتهم بسرعة. كما أنه يضمن حصول جميع الموظفين على نفس المعلومات، بغض النظر عن موقعهم أو منطقتهم الزمنية، وبالتالي تحسين قدراتهم الجماعية تجربة الموظف.
يسهل بنك المعلومات المركزي هذا البحث عن المعلومات والعثور عليها بسرعة، وبالتالي تقليل مقدار الوقت الذي تقضيه في محاولة معرفة كيفية القيام بشيء ما.
قبل أن تتمكن من إنشاء أفضل الاستراتيجيات لقاعدة المعرفة الداخلية، من المهم معرفة بعض أفضل الممارسات التي توجه إدارة المعلومات في أي نوع من قاعدة المعرفة.
سيساعدك هذا على مقارنة برامج قاعدة المعرفة الموجودة لديك لتحديد ما إذا كانت مفيدة لموظفيك.
أفضل ممارسات قاعدة المعرفة التي يجب مراعاتها في عام 2023
تصميم البنية التحتية لقاعدة المعرفة
إنشاء إطار لهيكلة وتنظيم قاعدة المعرفة الخاصة بك. لا تقم فقط بتجميع المعلومات في مجموعات مختلفة في إطار العمل الخاص بك. فكر في كيفية وصول المستخدمين إلى قاعدة المعرفة والتفاعل معها عند تصميم البنية التحتية. استخدم هذه البيانات لبناء إطار العمل الخاص بك بشكل صحيح حتى يتمكن الموظفون الجدد من العثور على طريقهم دون الحاجة إلى المساعدة.
إنشاء قائمة المواضيع المعتمدة
حدد المواضيع وأنشئ قائمة بالمحتوى المعتمد الذي يجب تضمينه في قاعدة معارفك. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء محتوى يتناول الأسئلة الشائعة، أو تعليمات الإعداد، أو وظائف الوظيفة، أو سياسات الشركة، أو تعليمات لتكامل أداة CRM مع شركتك.
تعيين محرر قاعدة المعرفة
قم بتعيين فرد مطلع داخل شركتك أو مؤسستك ليكون مسؤولاً عن صيانة وتحديث قاعدة المعرفة. يمكن أن يكون لدى هذا الشخص ضوابط إدارية تمنح أو تقيد الوصول إلى البيانات داخل قاعدة المعرفة. إذا كنت تدير شركة كبيرة، فقم بتعيين عدة محررين لمساعدتك على مواكبة تحديثات المعلومات.
إعطاء الأولوية لميزة البحث
تأكد من أن قاعدة معارفك قابلة للبحث بسهولة من قبل المستخدمين حتى يتمكنوا من العثور بسرعة على المعلومات التي يحتاجونها دون المرور عبر عدد كبير جدًا من صفحات المحتوى. قم بتضمين زر بحث يسهل العثور عليه في أي صفحة من قاعدة معارفك.
جمع ومراقبة ملاحظات المستخدم
لفهم احتياجات موظفيك وعملائك بشكل أفضل، من المهم جمع التعليقات حول قاعدة معارفك. قم بإجراء استطلاعات رأي بين موظفيك لتحديد وتحديد الفجوات في قاعدة المعرفة وإجراء التحسينات.
تدريب مستخدمي قاعدة المعرفة
التأكد من أن المستخدمين على دراية بقاعدة المعرفة ومعرفة كيفية استخدامها، من خلال توفير التدريب والدعم.
الآن بعد أن فهمت بعضًا من أفضل الممارسات للحفاظ على قاعدة المعرفة، إليك بعض الاستراتيجيات التي تساعدك على تسهيل الوصول إليها.
استراتيجيات لجعل قاعدة المعرفة الداخلية متاحة
إنشاء محرك بحث مخصص
يعد محرك البحث مهمًا لأنه يساعد الأشخاص في العثور على المعلومات بسرعة وسهولة. يمكن أن يحدث استخدام محرك بحث متخصص فرقًا كبيرًا في إمكانية الوصول. سيسمح للمستخدمين بالعثور بسرعة وسهولة على المعلومات التي يحتاجونها وبطريقة أكثر كفاءة.
على سبيل المثال، يمكن استخدام محرك بحث في شركة بيع بالتجزئة للعثور على معلومات مفيدة، مثل أوصاف المنتج، خدمة الزبائن الإجراءات وتسعير المنتجات وسياسات الإرجاع والعمليات التجارية الأخرى. فرق الدعم ويمكن بعد ذلك الوصول بسرعة إلى أسئلة العملاء المتعلقة بأي من هذه العمليات والإجابة عليها.
وضع علامة على المحتوى وتصنيفه بشكل مناسب
يمكن أن يساعد وضع علامات على المحتوى وتصنيفه ضمن قاعدة المعرفة الداخلية لديك في تسهيل العثور على المعلومات الصحيحة والوصول إليها بسرعة. إن الوقت الأقصر الذي يتم قضاؤه في العثور على المعلومات يساوي أوقات استجابة أسرع لاستفسارات العملاء أو شكاواهم والكفاءة العامة.
يمكن لشركة الحيوانات الأليفة التي سبق لها وضع علامة على معلومات حول تغذية الحيوانات الأليفة أو تدريبها أو صحتها أو العناية بها أن تستجيب بسهولة لمكالمة طوارئ للحصول على المساعدة. يمكنهم أيضًا تخزين الأسئلة الشائعة والمقالات الإرشادية المتعلقة برعاية الحيوانات الأليفة، وتزويد موظفي دعم العملاء برؤى قيمة حول احتياجات العملاء وتفضيلاتهم.
توفير الملاحة سهلة الاستخدام
يتيح التنقل الجيد للمستخدمين العثور بسرعة على المعلومات التي يحتاجون إليها، وبالتالي زيادة سهولة استخدام موقع الويب. يمكن أن يؤدي سوء التنقل إلى إحباط المستخدمين وقد يؤدي أيضًا إلى هجرهم لقاعدة المعرفة بحثًا عن حلول بديلة. قد يؤدي هذا إلى إبطاء الإنتاجية في عملك.
يجب أن تكون قاعدة معارفك الداخلية بديهية وسهلة الاستخدام. تأكد من تزويد المستخدمين ببنية تنقل واضحة وبديهية، حتى يتمكنوا من العثور بسرعة على المعلومات التي يحتاجون إليها، مما يوفر لهم الوقت والجهد.
الاستفادة من الأتمتة
أتمتة يتيح لك إنجاز الأمور بشكل أسرع وأفضل. إنها طريقة رائعة ل تحسين إنتاجيتك وتعزيز عائد استثمارك، سواء كنت صاحب عمل حر أو شركة كبيرة. يمكن أن تساعد أتمتة العمليات مثل الإشعارات والتنبيهات والتوصيات في ضمان مشاركة المعلومات ذات الصلة مع الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب.
على سبيل المثال، يمكن توجيه الموظفين الجدد إلى المعلومات ذات الصلة حول قسمهم أو عمليات العمل أو الشركة عندما يقومون بتسجيل الدخول إلى قاعدة المعرفة الداخلية الخاصة بهم.
تنفيذ نظام ردود الفعل
توفر التعليقات على أي مستوى رؤية قيمة للمجالات التي تحتاج إلى تحسين، مما يسمح للأشخاص بالبقاء على المسار الصحيح والوصول إلى أهدافهم. ردود فعل العملاء يمكن أن تحسن الخاص بك جهود تسويق المحتوىوقرارات العمل وحتى استراتيجيات التسويق الخاصة بك. وكذلك يمكن أ يمكن لنظام التعليقات أن يساعد الموظفين على تقديم تعليقات عالية الجودة على المحتوى ضمن قاعدة المعرفة الداخلية، مما يسمح بتحديثات وتحسينات أسرع.
وفي الختام
تعد قاعدة المعرفة الداخلية عنصرًا أساسيًا في أي منظمة ناجحة. إن وجود قاعدة معرفية داخلية منظمة ويمكن الوصول إليها بسهولة يمكّن الموظفين من الوصول بسرعة وكفاءة إلى المعلومات التي يحتاجونها لإكمال عملهم، سواء كانوا يعملون عن بعد أو داخل المنزل.
وهذا بدوره يزيد من الإنتاجية ويقلل من الوقت الضائع في البحث عن الموارد. لقد سلطنا الضوء على مجموعة متنوعة من الاستراتيجيات التي يمكن للمؤسسات استخدامها لتسهيل الوصول إلى قاعدة معارفها الداخلية. ويشمل ذلك التأكد من أن قاعدة المعرفة محدثة ومنظمة، وإنشاء واجهة سهلة الاستخدام، وتوفير التعليم والتدريب للموظفين حول كيفية استخدام قاعدة المعرفة.
في الختام، يعد وجود قاعدة معرفية داخلية جزءًا مهمًا من نجاح عملك. من خلال استخدام الاستراتيجيات المذكورة أعلاه، يمكنك التأكد من أن قاعدة المعرفة الداخلية لديك محدثة دائمًا ويمكن الوصول إليها بسهولة، مما يمكّن موظفيك من الوصول بسرعة وكفاءة إلى المعلومات التي يحتاجونها لإكمال عملهم.
