إن جودة المنظمات تكون بقدر المعرفة الجماعية التي تمتلكها. يعتمد النجاح والفشل على كيفية تخزين المعلومات والتقاطها وإدارتها ومشاركتها وفقًا لأهدافهم واحتياجاتهم.
عندما يتمكن الموظفون من الوصول إلى المعرفة بحرية، يصبحون أكثر إنتاجية. والبديل هو الإحباط وعدم الكفاءة والأخطاء.
في نهاية المطاف، تتيح إدارة المعرفة للشركات التقاط المعلومات والخبرات وتخزينها ومشاركتها مع الموظفين، مما يزيد الإنتاجية والاحتفاظ بالبيانات الهامة.
إن الشركات التي تقوم بتخزين المعرفة وجمعها ومشاركتها بكفاءة ستشجع الموظفين على أن يصبحوا أكثر فضولاً ويتعاونوا بشكل فعال مع الآخرين. سيؤدي ذلك إلى مزيد من الرضا والإنتاجية في العمل.
سيؤدي وجود نظام فعال لإدارة المعرفة إلى تبسيط عملية الحصول على المعلومات، مما يسمح للجميع بالوصول إليها. اليوم، ستركز على بنية المحتوى وسبب أهميته أيضًا.
مشكلة المعرفة غير المنظمة
في كثير من الأحيان، تمتلك المؤسسات المعرفة الموجودة بتنسيقات مختلفة، مثل مقاطع الفيديو ورسائل البريد الإلكتروني والمستندات. من المحتمل أنها منتشرة عبر منصات مختلفة، مما يسبب العديد من المشاكل. وتشمل هذه:
صعوبة العثور على المعلومات ذات الصلة
يعد استخدام منصات متعددة أمرًا رائعًا لأن كل واحدة منها تفعل شيئًا مختلفًا. يتم تدريب الموظفين على كيفية التبديل بينهم، ولكن هذا يزيد من صعوبة العثور على المعلومات ذات الصلة. عندما تكون لديهم أسئلة حول وظائفهم، يجب عليهم زيارة مناطق متعددة للحصول على إجابات.
عادة، يتم العثور على المعرفة غير المنظمة عبر مصادر متعددة وبكميات هائلة. ولذلك، فإنه أمر مربك بالنسبة لمعظم الناس ويصعب التدقيق فيه.
تخيل أنك مدير تسويق وتتلقى ما يقرب من 100 رسالة بريد إلكتروني يوميًا. مع تدفق المعلومات، قد تفقد تفاصيل حول الحملات القادمة، وتعليقات العملاء، والمزيد. الآن، فكر في عدد المستندات التي تنشئها شركتك يوميًا. إن غربلة كل هذه البيانات أمر مستحيل بدون تنظيم.
إضاعة الوقت والموارد في البحث عن إجابات
عندما تكون المعلومات متناثرة عبر العديد من المنصات، سيضيع الموظفون المزيد من الوقت في محاولة العثور على الإجابات. سيتعين عليهم التبديل بين البرامج وقد ينتهي بهم الأمر إلى مساعدة عدد أقل من العملاء. وفي ملاحظة مماثلة، يجب على الشركة أن تدفع لعدد أكبر من الأشخاص للقيام بمهمة شخص واحد.
لا توجد تقنيات تحليلية متاحة لأن كل شيء في كل مكان. إذا لم يكن لدى شركتك خوارزميات التعلم الآلي أو خيارات معالجة اللغة الطبيعية، فسيتم ترك الموظف لتصفح عدد لا يحصى من البيانات للعثور على ما يحتاج إليه.
أكبر مشكلة تتعلق بالمعرفة غير المنظمة هي عدم وجود تنظيم. لن تجد تسميات أو فئات محددة، لذلك من الصعب استرداد المعلومات أو تصنيفها.
لنفترض أن مندوب المبيعات يريد العثور على معلومات محددة من التقارير غير المنظمة. تحتوي كل واحدة منها على بيانات مفيدة، ولكن لا يوجد تنسيق موحد، لذلك يستغرق تحديد التفاصيل ذات الصلة وقتًا طويلاً.
عدم الاتساق وازدواجية المعلومات
وجود المعرفة غير المنظمة يشكل خطرا. يمكنك تكرار المعلومات عدة مرات، مما يعني أنها تظهر في أكثر من مكان. هذا يمكن أن يؤدي إلى الارتباك. وبالمثل، فإن التناقض يمثل مشكلة كبيرة. قد تحتوي إحدى المقالات على خطوات مختلفة أو غير صحيحة، مما يجعل من الصعب على الموظفين الحصول على الإجابات التي يحتاجون إليها.
نظرًا لعدم وجود طرق للتحقق، فمن السهل أن تتسلل التكرارات والتناقضات وعدم الدقة. على سبيل المثال، يريد أحد المحترفين جمع التعليقات من عملائه استخدام وسائل الإعلام الاجتماعيوالبريد الإلكتروني والاستطلاعات. قد يواجهون معلومات مكررة أو متضاربة.
فوائد المحتوى المنظم
وجود محتوى غير منظم يمكن أن يكون ضارًا، كما رأيت أعلاه. ومع ذلك، منظمة تنظيما جيدا قاعدة المعرفة سوف تساعدك على التغلب على تلك الصراعات. تشمل الفوائد ما يلي:
تحسين إمكانية العثور على المعلومات
سواء كان الموظفون يبحثون عن شيء محدد أو يبحثون عن أشياء، فسوف يجدون بسهولة المعلومات التي يحتاجونها. تتيح معظم قواعد المعرفة للمستخدمين فرز المحتوى وتصفيته استنادًا إلى كلمات رئيسية أو وحدات نمطية معينة، مما يسهل تحديد موقع البيانات وإكمال عملهم.
زيادة الكفاءة والإنتاجية للموظفين
عندما يتمكن الموظفون من البحث بسهولة عن المعلومات، سيكونون أكثر كفاءة وإنتاجية. بدلاً من قضاء ساعات في البحث عن شيء ما، يصبح أمامهم ببضع نقرات.
في نهاية المطاف، يمكن نشر المحتوى المنظم في أي مكان، وبالتالي فإن عملية الإنشاء ستكون أبسط. ومن المحتمل أن يعني هذا قدرًا أقل من البحث والازدواجية والتحديث والصيانة للمعلومات. وبالمثل، ستتمتع بالتحكم في جميع أجزاء العمل، مما يساعد شركتك على التركيز على ما يهم - العملاء.
اتساق وموثوقية المعرفة داخل المنظمة
إن وجود قاعدة معرفية لتخزين المعلومات يعني أنه يتم تخزين كل محتوى نوع معين بنفس الطريقة. وبالمثل، فإن البيانات موثوقة وصحيحة، مما يسمح للأشخاص بالحصول على الإجابات الصحيحة عندما يحتاجون إليها.
القدرة على التعاون وتبادل المعرفة بسرعة
إن إنشاء نظام إدارة المعرفة في شركتك سيساعد موظفيك على التطور والتعلم. من الحكمة إنشاء عملية موحدة حتى يشعر المستخدمون بالثقة في مشاركة نجاحاتهم وخبراتهم. السماح للجميع بالمساهمة يضمن أنهم جميعا على نفس الصفحة.
عندما تسمح للموظفين بالمشاركة في تبادل الأفكار، فسوف يبنون مهاراتهم في اتخاذ القرار وحل المشكلات بشكل أسهل بكثير. وبالمثل، سيشعر الجميع بأنهم ينتمون ويتواصلون مع الآخرين، ويتعلمون معًا لإكمال مهامهم.
استراتيجيات هيكلة المحتوى
إن فهم فوائد هيكلة محتوى قاعدة المعرفة الخاصة بك هو الخطوة الأولى. الآن، أنت بحاجة إلى فهم الاستراتيجيات والأساليب المتاحة، واختيار تلك التي تلبي متطلباتك بشكل أفضل.
خيارات تشمل ما يلي:
استخدام الفئات والعلامات للتنظيم
تساعدك العلامات والفئات على تنظيم المعلومات لقاعدة المعرفة الخاصة بك. وفيما يلي تفصيل للاثنين:
- الاقسام - هذه على المستوى الأعلى وستقوم بتنظيم المعلومات بناءً على المواضيع. على سبيل المثال، قد يكون لديك قسم للتعرف على نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، وقسم لتعليقات العملاء، وآخر لكيفية إكمال الطلب.
- العلامات - هذه هي الكلمات الرئيسية لمساعدتك في تنظيم الأصول الخاصة بك. يمكنك أن تكون محددًا قدر الإمكان، بما في ذلك أكبر عدد ممكن من العلامات للتأكد من أن الأشخاص يعرفون إلى أين يذهبون. على سبيل المثال، يمكنك استخدام مصطلحات مثل "آمنة للغسل في غسالة الأطباق" و"زجاج" و"نصائح للتنظيف" لأدوات المطبخ التي تبيعها.
الاستفادة من البيانات الوصفية لاسترجاع معلومات أكثر ثراءً
البيانات الوصفية هي ببساطة بيانات تستخدم لوصف معلومات أخرى. يمكنك استخدامه للصور وملفات الكمبيوتر وجداول البيانات وصفحات الويب والملفات الصوتية ومقاطع الفيديو.
في معظم الحالات، ستقوم بإنشاء المحتوى أولاً ثم تصنيفه باستخدام التصنيفات والعلامات المناسبة. بمجرد القيام بذلك، ستضيف البيانات الوصفية، مما يسمح بالعثور عليها واستخدامها بسهولة أكبر.
هناك العديد من الأشياء التي يمكنك استخدامها كبيانات وصفية، مثل تاريخ الإنشاء واسم المؤلف وكيفية/أين سيتم استخدام المحتوى.
تنفيذ التصنيفات للهيكل الهرمي
تخيل أن معلوماتك مكونة من قطع الليغو، وكل واحدة منها تمثل نوعًا من المحتوى، مثل مقاطع الفيديو أو المستندات. يمكنك تجميعها مع فئات، مع ترك جميع الفئات الصفراء للأسئلة الشائعة.
على الرغم من أنها قد تكون مرتبطة نسبيًا، إلا أنه لن يكون لديك نظام تفصيلي. ستستخدم بعد ذلك الفئات الفرعية من الكتل للميزات الأخرى، وهي البيانات الوصفية.
يُطلق على نظام التجميع الذي تستخدمه لاحتواء الفئات الفرعية والفئات (بيانات التعريف) اسم التصنيف. هذا هو نظام تصنيف يستخدم لتصنيف المحتوى الخاص بك وتنظيمه، مما يساعد على تحسين الأداء الوظيفي وقابلية الاكتشاف.
تصميم واجهات سهلة الاستخدام لسهولة التنقل
في حين أن العلامات والفئات يمكن أن تساعد الأشخاص في العثور على المعلومات، إلا أنها قد تصبح مملة للغاية بعد تحميل المزيد من المحتوى. لذلك، من الضروري إنشاء واجهة سهلة الاستخدام لتسهيل التنقل.
الهدف هو الحصول على تصميم فعال ونظيف. تأكد من عدم وجود فوضى لأن المستخدمين سيضيعون الوقت في الحصول على المعلومات التي يحتاجون إليها. وبدلاً من ذلك، وجه نظرهم إلى قائمة الفئات أو شريط البحث أو الأسئلة الشائعة أو المقالات الشائعة. قد يكون من المفيد أيضًا استخدام الترميز اللوني وأحجام الخطوط المختلفة لتسليط الضوء على البيانات.
وفي الختام
في النهاية، تعد بنية المحتوى أمرًا بالغ الأهمية إذا كنت تخطط للحصول على قاعدة معرفية لموظفيك. ستستمتع بقابلية أفضل للبحث والإنتاجية والكفاءة مع الاستمتاع بمعلومات موثوقة ومتسقة.
وبالمثل، سوف تشجع الموظفين على تبادل المعلومات مع بعضهم البعض، مما يضمن مساهمة الجميع. وأثناء بناء مهاراتهم في اتخاذ القرار، أصبحوا أيضًا أكثر استقلالية.
هل أنت مستعد لتجربة الفرق الذي يحدثه هيكل المحتوى؟ يستخدم كلوتش لتبسيط جميع احتياجات قاعدة المعرفة الخاصة بك!
