La gestion et le partage des connaissances sont essentiels pour toute entreprise. Les employés comme les clients doivent avoir accès à une solution efficace et claire. base de connaissances, ou votre entreprise pourrait en souffrir.
La mise en œuvre des bonnes méthodes de partage des connaissances peut non seulement améliorer votre façon de travailler, mais également contribuer à créer une culture plus cohésive et collaborative pour votre entreprise, ses employés et ses clients.
L'essence du partage des connaissances
Avez-vous déjà entendu l’expression « la connaissance, c’est le pouvoir ? Eh bien, en affaires, c'est certainement le cas. Sans accès à des informations pertinentes, aucune entreprise ne peut fonctionner à son niveau optimal. Comment les employés peuvent-ils résoudre les problèmes, répondre efficacement aux requêtes des clients, et faire leur travail de manière professionnelle s'ils ne trouvent pas les réponses dont ils ont besoin ?
Le partage des connaissances et des informations de manière efficace et rationalisée contribue à garantir de bonnes pratiques, des actions rapides et des interactions utiles. Sans cela, comment peut-on s’épanouir dans son rôle ?
10 excellentes méthodes de partage de connaissances à mettre en œuvre dès maintenant
Heureusement, logiciel de gestion des connaissances est aujourd’hui à un niveau où tout est possible. Construire et préserver une base de connaissances pour vos employés et vos clients est plus facile que jamais, mais seulement si vous disposez des bons outils et des bonnes idées !
Ces 10 solutions peuvent faire passer vos pratiques de travail et votre communication à un niveau supérieur, en améliorant votre entreprise et en créant une compréhension plus rationalisée et plus cohérente à l'échelle de l'entreprise.
1. Utilisez un outil de base de connaissances
L'une des meilleures méthodes de partage des connaissances consiste à introduire un solution de gestion des connaissances suite à la cure.
Nous entendons par là trouver un outil qui vous permet de conserver toutes vos informations au même endroit et de les filtrer pour les équipes et les recherches pertinentes.
Imaginez que vous ayez une équipe de support client qui doit répondre aux requêtes des clients sur Discussion en temps réel ou email. Ils peuvent utiliser un outil de base de connaissances pour accéder aux informations stockées sur ce client afin de fournir un service plus personnalisé. Le personnel peut également trouver rapidement les réponses dont il a besoin en accédant aux données du protocole de l’entreprise.
Cela fonctionne pour n’importe quel département de n’importe quelle industrie. Le principe est le même : un seul endroit où chaque employéoyee peut trouver toutes les informations dont il a besoin, qu'il s'agisse de données clients, de pratiques commerciales, d'informations sur ses pairs ou de supports de formation.
Klutch est l'un des meilleurs outils basés sur la connaissance sur le marché aujourd'hui. Vous pouvez l'utiliser pour un partage d'informations approfondi, la gestion des connaissances, la collaboration en équipe, etc. Quel que soit votre type d’entreprise, vous pouvez bénéficier des outils proposés par Klutch.
2. Mettre en œuvre un logiciel de gestion de projet
Il est difficile de gérer avec succès un projet multi-personnes ou multi-équipes sans partage de connaissances et sans suivi des progrès. Les plateformes de gestion de projet peuvent faciliter cela. Il existe une gamme de programmes disponibles pour les équipes de toutes tailles et de tous budgets qui peuvent vous aider à rationaliser la communication entre les membres de l'équipe.
Depuis que le COVID-19 a créé le besoin de travail à distance, de plus en plus d'équipes se retrouvent dispersées et incapables de se rencontrer en personne, mais cela ne signifie pas que les méthodes de partage des connaissances doivent être abandonnées.
Investir dans des produits de première qualité outils de gestion de projet peut faire une différence significative dans la façon dont vous travaillez en collaboration avec les autres.
Les logiciels de gestion de projet sont faciles à trouver, mais il peut être difficile d'en trouver un qui réponde à tous vos besoins. Nous constatons que Jira est l’un des plus complets, notamment en matière de partage de connaissances.
Il fonctionne pour les petites ou grandes équipes et vous permet même de coordonner plusieurs équipes simultanément. Il est donc parfait pour une entreprise comportant plusieurs départements qui ont tous besoin d'accéder à des informations partagées.
3. Encouragez l’assistance par les pairs
En s'éloignant des logiciels et des programmes numériques, il est important de se rappeler la valeur de partage de connaissances entre pairs. En fin de compte, peu de personnes comprennent un rôle mieux que les autres personnes qui le jouent !
Créer une culture qui encourage les employés à partager leurs expériences et à se conseiller sur les meilleures pratiques est un excellent moyen d'assurer un flux de communication solide.
Cela vaut même la peine d’organiser des réunions et des conférences d’entraide. Organisez un moment pour réunir les départements afin de passer en revue les réussites, les questions, les doutes et les expériences. Vous pouvez étendre cette méthode à votre clientèle en encourageant l’interaction et en créant un réseau.
4. Cours de formation en ligne
Les plateformes de collaboration numérique sont des outils précieux pour les entreprises qui souhaitent garder leur personnel connecté et informé des dernières pratiques.
Organiser des formations ou des tutoriels en ligne pour le personnel est un moyen efficace de partager les informations et les connaissances de l'entreprise afin que tout le monde soit informé.
Il ya différentes manière de faire ceci. L'une des méthodes les plus populaires consiste à utiliser Zoom, Skype ou Microsoft Teams en utilisant des écrans et des présentations partagés.
Il existe également des programmes permettant de créer des formations spécifiquement destinées à votre équipe ou des compétences générales pour une formation commerciale si vous souhaitez quelque chose de plus détaillé.
5. Enregistrements d'écran
Il n'est pas toujours possible d'organiser des formations interactives en direct, mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas partager vos connaissances directement avec vos employés et vos pairs.
Les enregistrements d’écran sont d’excellents outils pour relayer des informations et constituer une base à partir de laquelle les équipes peuvent travailler.
Loom et Vidyard sont deux des meilleurs programmes d'enregistrement d'écran. Les deux vous permettent de démontrer des méthodes et de publier des vidéos dans des fichiers et des dossiers liés à des domaines spécifiques de votre entreprise.
Vous pouvez ajouter des notes à des points spécifiques de la vidéo et vous connecter avec des membres de l'équipe distants sans avoir besoin de réunions en direct.
6. Procédures standardisées
Documenter les normes et procédures de l’entreprise est une méthode essentielle de partage des connaissances. Gérer une entreprise avec des employés qui n’ont pas accès aux documents et informations essentiels ne risque pas de bien se terminer.
Sans procédures standardisées et faciles d’accès, vous risquez des problèmes d’administration et de conformité.
Recherchez un outil qui aide à organiser et à partager la documentation sur les pratiques et procédures de l’entreprise. Il vous permet non seulement de télécharger et d'organiser des données, des formulaires et des modèles importants, mais vous pouvez également l'utiliser pour suivre le flux de travail et la progression.
De plus, vous pouvez télécharger des listes de contrôle que les employés pourront utiliser, garantissant ainsi la conformité et l'achèvement du travail à chaque fois.
Lisez aussi: Pourquoi la gestion des connaissances est-elle essentielle pour les entreprises bootstrapées ?
7. Plateformes de chat pour les entreprises
La messagerie instantanée n’est pas réservée aux occasions sociales, vous savez. Il y a une place pour applications de chat en direct dans les entreprises modernes- surtout lorsqu'il s'agit de communication entre les membres de l'équipe.
Mettre en œuvre une fonctionnalité de chat pour vos employés est un excellent moyen d'encourager la collaboration et l'action rapide. Cela réduit également l’utilisation d’applications de messagerie instantanée non officielles telles que Facebook ou WhatsApp.
Bien que ces plateformes soient très efficaces, elles ne sont pas professionnelles, n’offrent pas la confidentialité requise pour certaines conversations professionnelles et peuvent amener les gens à mélanger conversations professionnelles et sociales.
Les applications de chat pour les entreprises ne manquent pas, mais nous recommandons Slack.
Wikis Slack sont des applications de communication d'entreprise de premier ordre qui peuvent être organisées et régulées pour les équipes professionnelles.
La plateforme est multifonctionnelle, avec plusieurs excellents outils de partage de connaissances, mais l'application de chat est particulièrement performante.
8. Base de données sur les actifs numériques
Repensez à une fois où vous avez reçu un e-mail contenant une pièce jointe importante qui s'est perdue dans une mer d'autres e-mails, et il vous a fallu un certain temps pour la retrouver.
Cela est probablement arrivé à la plupart d’entre nous qui recevons quotidiennement de nombreux e-mails professionnels.
Évidemment, ce n’est pas vraiment une façon efficace de travailler, c’est pourquoi la gestion des actifs numériques est importante.
Par actifs numériques, nous entendons les fichiers, les communications par courrier électronique, les documents reçus, les anciens messages ou les données historiques des clients. Il est facile de perdre la trace de ces éléments si vous ne les stockez pas correctement. La perte de ce type de données nuit au partage des connaissances.
9. Créez un wiki d'entreprise
Le wiki interne de votre entreprise est votre bible commerciale. Wiki d'entreprise doit rassembler tout ce qu'il y a à savoir sur votre entreprise, ses pratiques, ses procédures et ses données centrales. Votre wiki peut inclure n'importe quoi, des profils du personnel aux procédures de plainte : plus il y en a, mieux c'est !
Construire un wiki d'entreprise complet prend du temps, mais c'est plus facile avec le bon programme. Klutch est un excellent programme avec une gamme impressionnante de fonctionnalités.
Ne manquez plus jamais vos méthodes de partage des connaissances d'entreprise lorsque vous les mettez en œuvre dans votre entreprise.
10. Encouragez les réunions et la narration
Dans le prolongement des séances d’entraide, la planification d’assemblées générales constitue l’un des moyens les plus simples mais aussi les plus efficaces de partager des informations entre les personnes.
Construire un réseau collaboratif et participer à des réunions virtuelles au sein de votre entreprise est indispensable si vous souhaitez des opérations de travail fluides.
Rassemblez les gens, encouragez-les à partager et soutenez une atmosphère communautaire afin que les employés se sentent à l'aise pour demander de l'aide.
Résumé
Un logiciel de base de connaissances peut améliorer les stratégies de communication que vous avez déjà au sein de votre équipe ou de votre entreprise. La mise en œuvre des méthodes de partage des connaissances mentionnées ci-dessus peut faire passer votre efficacité à un niveau supérieur.
Klutch est un excellent choix complet pour toute entreprise intéressée par une excellente collaboration et une excellente gestion des données pour son entreprise. Vous pouvez bConstruisez une base de connaissances étendue, créez un wiki d'équipe, rationalisez vos pratiques et bien plus encore. Plus que tout, conservez toutes les précieuses connaissances de votre entreprise documentées et faciles d'accès pour toute personne qui rejoint le système.
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